8e aspect: De activiteiten

8e aspect: De activiteiten

De activiteiten

Met haar activiteiten rechtvaardigt een stichting of vereniging haar bestaan. Doet zo'n organisatie niets, waartoe bestaat ze dan nog?

Waar hebben we het over?

Over wat voor activiteiten hebben we het dan, en voor wie zijn deze activiteiten? Eerst enkele voorbeelden.

Bij een voetbalvereniging zijn de activiteiten bijvoorbeeld: trainingen en deelnemen aan een competitie. Dit zijn de activiteiten zoals een voetballer die ervaart. Naast de voetballers zijn er trainers, coaches, scheids- en grensrechters en - voor de jeugdelftallen - ouders die de jongelui naar uitwedsrijden heen en weer rijden.

Bij een vriendenstichting, bijvoorbeeld van een museum, zijn er vriendendagen waar de donateurs van de stichting een warm gevoel krijgen.

Bij een zorgstichting (ik heb het over een vrijwillige organisatie) gaat het om het verlenen van zorg aan cliënten. Deze zorg wordt verleend door vrijwilligers. Een of twee keer per jaar is er een activiteit, speciaal voor de vrijwilligers.

Bij een koor zijn de activiteiten bijvoorbeeld de wekelijkse zang-oefeningen en een paar keer per jaar een optreden voor publiek. Behalve de zangers zijn hier nog musici en een dirigent bij betrokken - al dan niet tegen betaling.


De activiteiten kunnen we dus onderscheiden naar frequentie: dagelijks (zorgstichting), wekelijks (bijna alle organisaties), maandelijks, elk kwartaal, elk half jaar, eens per jaar en "incidenteel".

De bij een activiteit betrokkenen kunnen we onderscheiden naar hun relatie tot de organisatie: leden, donateurs, vrijwilligers, ouders, (semi-) beroepskracht en publiek.

Mensen kunnen tegelijk in verschillende categorieën vallen. Bijvoorbeeld de trainer-coach van een jeugdelftal kan ouder, donateur, chauffeur en deel van het publiek zijn.

De activiteiten van een organisatie rechtvaardigen haar bestaan. De stilzwijgende opdracht aan elk bestuur is, de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Het bestuur dient dus de activiteiten op peil te houden. Zakt de vereniging iets in dan is het een kwestie van de zaak weer opkrikken.

Hoe weet een bestuur nu hoe het gaat met de activiteiten?

Meten is weten

Meten is weten. U gaat gewoon tellen. Spreek een bepaalde periode af (een jaar, een seizoen, een kwartaal, een maand) waarbinnen u gaat tellen. Dit noem ik een telperiode.

Wat gaat u tellen? Het aantal activiteiten van een bepaald type en het aantal bij die activiteit betrokkenen.
Hoe doet u dat? U noteert per activiteit de datum, de aard van de activiteit (training, competitie, optreden voor publiek, enz.) en de aantallen deelnemers, ook weer uitgesplitst naar categorie (leden, donateurs, vrijwilligers, enz.). Wederom enkele voorbeelden:

Van een sportvereniging
23 november: looptraining, 1 trainer, 12 leden, 1 belangstellende
25 november: algemene training, 2 trainers, 35 leden, 11 belangstellenden
29 november: Winterloop, 31 leden, 9 belangstellenden, 128 van andere verenigingen, 1 spreekstalmeester, 18 vrijwilligers en helpers, 2 EHBO-ers

Van een koor
12 november: oefenavond, 23 koorleden, 1 dirigent, 1 muzikant
17 november: generale repetitie, 28 koorleden, 1 dirigent, 3 musici
20 november: Herfstzang, 27 koorleden, 1 dirigent, 3 musici, 5 gastheren / -vrouwen, 137 bezoekers

Van een museumstichting
27 november: normale vrijdag, 5 vrijwilligers, 17 bezoekers
28 november: normale zaterdag, 4 vrijwilligers, 22 bezoekers

Wanneer u alle activiteiten in de afgesproken periode op deze wijze heeft geregistreerd kunt u de gegevens in een spreadsheet overnemen. Vervolgens kunt u het programma grafiekjes laten tekenen en gemiddelden laten berekenen.

Bezie de resultaten van uw tellingen. Wees niet onder de indruk van een stijging of daling: seizoensfluctuaties zijn normaal. Kijk wel met een open oog naar de werkelijkheid en hoe die er in de tellingen uitziet. Neemt het aantal deelnemers toe, terwijl u zelf steeds minder jeugdleden ziet, dan verfijnt u in de volgende telperiode de onderverdeling van de categorie leden.

Begin daarom met een niet te lange telperiode. U zult namelijk ontdekken dat de onderverdeling waar u mee begon, niet voldoende informatie geeft. U kunt categorieën mensen nader onderverdelen, bijvoorbeeld naar leeftijd, geslacht of moedertaal.

Doe vervolgens voortdurend dit soort tellingen. Zo krijgt u een beeld van hoe het aantal activiteiten en de belangstelling ervoor, zich ontwikkelt.
Zie deze ontwikkeling in samenhang met de omvang van uw primaire doelgroep (voor een vereniging: de leden, voor een vriendenstichting: de donateurs, voor een zorgstichting: de cliënten of de vrijwilligers).

Bijsturen of niet?

Beoordeelt u tenslotte de ontwikkeling en verbind conclusies aan uw oordeel: gaat het prima, moeten we een beetje duwen om een trend bij te buigen, of moeten we radicaal ingrijpen om te voorkomen dat we te gronde gaan.

Dat beoordelen is nog niet eens zo gemakkelijk. Een voorbeeld:

Mijn alumnivereniging heeft jarenlang gedraaid op "seizoensborrels": om de drie maanden hielden zij een bijeenkomst waar iemand een praatje hield en waar de leden na afloop een biertje dronken. De oudere leden bleven echter meer en meer weg en het aantal deelnemers daalde tot rond een dozijn. Een bestuur heeft het aantal bijeenkomsten opgeschroefd naar zo'n 10 per jaar, waarbij het aantal deelnemers toenam tot boven de 20 - maar de jongere leden het lieten afweten. Een paar besturen later was het aantal activiteiten gedaald tot zo'n 2 per jaar waarbij het aantal deelnemers 100 - 200 per activiteit was.

Wat is goed? Zegt u het maar.

De meest voor de hand liggende norm om te beoordelen of uw organisatie qua activiteiten op het goede spoor zit, is te vinden in de statuten; anders in het door het bestuur voorgestelde beleid.

Wilt u bijsturen of ingrijpen dan komen we terecht bij een heel ander aspect van het doen en laten van een organisatie, namelijk het handelen van het bestuur. Dat is iets voor een andere blog-post.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.

Deel deze post

Commentaar (0)

Geen commentaar op dit moment

Nieuw commentaar

Accepteer

Deze site gebruikt cookies om webshopdiensten en uw gebruikerservaring te verbeteren.