Bij de foto: Een deel van een archief: een verhuisdoos vol ordners

Archiveren: gemakkelijk en eenvoudig

Archiveren: Het woord archief is afgeleid van het woord arche, huis van de archon of bevelhebber(s). Zij bewaarden wetten en verdragen en interpreteerden deze.

Het archief is het geheugen van een organisatie. Een Chinees gezegde zou zeggen dat "een verbleekte aantekening betrouwbaarder is dan het beste geheugen".

Elke organisatie moet van de wet bepaalde papieren documenten bewaren: jaarverslagen zeven jaar en documenten die met de aankoop van vastgoed te maken hebben, tien jaar.

Daarnaast wil de organisatie zelf bepaalde documenten bewaren, "voor later". Deze documenten mogen fysiek in een archief zitten, of mogen digitaal zijn opgeslagen.

Digitale opslag is verleidelijk: e-mail-correspondentie staat op de computers van diverse functionarissen. Sla de mail-bestanden op in een map met de naam Jaar 20xx en u bent klaar. Verzamel wel even álle e-mails van álle functionarissen. En vergeet niet, de map met bestanden over te nemen wanneer de computer waarop hij staat, de organisatie verlaat. In plaats van zelf opslaan kunt u ook opslaan "in de cloud". Dit kan gratis (bijvoorbeeld bij Dropbox.com) of betaald (bij uw eigen Internet-provider of een gespecialiseerd bedrijf). U moet bij gratis opslag wel regelmatig even naar uw data kijken, want anders beschouwt de aanbieder van de opslagruimte uw data als "vergeten data" en verwijdert ze van zijn geheugens. Bij betaalde opslag bent u natuurlijk verzekerd van dat uw data behouden blijven.

Deze blogpost gaat over het fysieke of tastbare archief. Het archief waar alle tastbare documenten in worden bewaard.  Het digitaal archief is een heel ander onderwerp en blijft hier buiten beschouwing.

Een of meer archieven?

Elke organisatie heeft een of meer organen: stichtingen een bestuur, verenigingen de algemene vergadering, het bestuur en (meestal) een kascommissie of anders een raad van commissarissen.

Deze organen kunnen andere organen instellen en ontbinden. Al deze organen kunnen met elkaar en met de wereld buiten de eigen stichting of vereniging, van gedachten wisselen. Communiceren. Berichten uitwisselen. Een deel van deze communicatie verloopt op papier.

Daarbij bouwt ieder orgaan, zolang het bestaat, zijn eigen archief op. Er is dus een archief van het bestuur, een van de algemene vergadering en een van de kascommissie. Verder nog aparte archieven van eventuele andere organen.

Aparte aandacht verdient het archief van de algemene vergadering. De wet stelt dat (tenzij de statuten anders bepalen) de voorzitter en secretaris van het bestuur dat ook zijn van de algemene vergadering. De secretaris beheert dus twee archieven. Welke stukken horen nou in welk archief?

Het bestuur legt verantwoording af aan de algemene vergadering. Het stuurt dus jaarstukken naar de algemene vergadering. Uitgaand stuk van het bestuur, inkomend stuk van de algemene vergadering. Het bestuur roept daartoe de algemene vergadering bijeen. Uitgaand stuk van het bestuur, inkomend stuk voor de algemene vergadering. De kascommissie rapporteert aan de algemene vergadering en dient haar verslag in. Inkomend stuk bij de algemene vergadering. De secretaris notuleert de beraadslagingen van de algemene vergadering en stuurt deze in concept naar het bestuur en naar de leden. Uitgaand stuk van de algemene vergadering, inkomend stuk bij het bestuur.

Wat bewaren?

De wet schrijft voor dat de organisatie een zodanige administratie voert dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de organisatie gekend kunnen worden. (Vrij naar artikel 10 lid 1 van het Burgerlijk wetboek, boek 2, Rechtspersonen.) Deze rechten en verplichtingen volgen uit afspraken, overeenkomsten, contracten en dergelijke.

Hoewel een mondelinge afspraak ook geldt, voldoet deze niet aan de eisen die de wet stelt. Mondelinge afspraken moeten daarom - liefst zo snel mogelijk - schriftelijk worden vastgelegd. Dit vastleggen gebeurt door één van de betrokken partijen. Zo'n notitie is beter dan niets, maar het zou mooier zijn als de wederpartij het met deze notitie eens is en deze bevestigt. Zeker voor belangrijke overeenkomsten is dit aan te bevelen.

De secretaris van elk orgaan bewaart dus alle belangrijke ontvangen en verzonden stukken. Zeker  de stukken waar een recht of verplichting uit blijkt. Gewoonlijk zijn dat stukken die met de pen zijn ondertekend, met een zogenaamde natte handtekening erop.

Verder bewaart u van ieder uitgaand stuk een doorslag, fotocopie, duplicaat of, als het in veelvoud is verspreid, een exemplaar. Dus bijvoorbeeld uitnodigingen voor een receptie, visitekaartjes, edities van uw verenigingsblad en jaarboeken.

Levend en dood archief

In de praktijk heeft u vast al gemerkt dat als u ergens mee bezig bent, u de stukken die daarop betrekking hebben, bij elkaar bewaart. Is dit onderwerp afgehandeld (is dit dossier gesloten) dan heeft u het misschien volgend jaar weer nodig om te zien hoe u het ook alweer heeft aangepakt. Stukken ouder dan een jaar heeft u nog maar zelden nodig. Zaken die langer geleden speelden dan het aantreden van het langst zittende bestuurslid, zijn hoe dan ook al vergeten. De daarop betrekking hebbende stukken zullen nooit meer worden opgevraagd.

Er is dus automatisch een splitsing in een levend archief, ook wel "werkarchief", en het dode archief.

Kan ieder stuk, ouder dan zeg anderhalf jaar nou automatisch naar het dode archief? Nee, dat kan niet. Stukken die betrekking hebben op lopende overeenkomsten (huur, abonnement, en in het algemeen: langer lopende overeenkomsten) kunt u pas archiveren nadat de overeenkomst is verlopen, opgezegd of beëindigd. Tot die tijd dienen die overeenkomsten te worden bewaard in het levende archief. Het is verstandig, hiervoor een aparte ruimte te reserveren. Dit kan zijn een tabblad achterin de ordner met documenten, of een aparte ordner.

Wanneer een overeenkomst afloopt vergt dat meestal enige aandacht van het bestuur of het orgaan dat de overeenkomst sloot. Zo ontstaat vanzelf een nieuw dossiertje. Wanneer dit is gesloten kan de afgelopen overeenkomst hierin worden opgenomen. Aan het eind van het jaar kan het hele dossiertje dan naar het dode archief worden verplaatst.

Moeten versus willen bewaren

De wet schrijft voor dat documenten waaruit rechten en verplichtingen blijken, zeven jaar bewaard moeten worden. In principe kunt u dus alle documenten die ouder zijn dan zeven jaren, wegdoen. U heeft immers aan uw wettelijke verplichting voldaan.

Gewoonlijk is een organisatie trots op haar verleden. Daarom wil het daar ook tastbare zaken van bewaren. Daarvoor komen in aanmerking de stukken die de algemene vergadering heeft gearchiveerd (convocaties, agenda's, jaarstukken, andere stukken en notulen) en merkwaardige stukken uit de archieven van het bestuur en andere organen. Vóór u dus de stukken weggooit die weg zouden mogen (volgens de wet), is het goed om de zaak even door te nemen en "de krenten uit de pap te halen".

U kunt het u gemakkelijk maken door op te schrijven welke documenten u voor uw vereniging permanent wil bewaren. In Rusland zouden deze documenten een stempel krijgen met de tekst "Eeuwig bewaren". Het klinkt misschien dramatisch maar het is wel duidelijk. De stukken zonder zo'n stempel worden na zeven jaren gewoon, zonder omhaal, weggegooid.

Een collega die zich tijdens zijn studie Geschiedenis had gespecialiseerd in Archiefwetenschappen, zei eens dat een archivaris álles weggooit - behalve wat hij moet bewaren. Hij had nog een practische tip: Ga bij het archiveren niet alle documenten op datum leggen en alleen unieke exemplaren bewaren, maar houd de dossiers zoals ze zijn aangeboden. Dan zijn ze voor latere onderzoekers en geïnteresseerden veel gemakkelijker te raadplegen.

Organisatie

Gewoonlijk verzamelt de secretaris van de vereniging de papieren documenten. Hij stopt ze in een ordner en als die vol is, koopt hij een nieuwe ordner, enzovoort. Na verloop van tijd heeft de vereniging een paar verhuisdozen vol volle ordners. Dat blijkt elke keer wanneer er een nieuwe secretaris aantreedt.

De focus van de secretaris ligt op het heden en de nabije toekomst. Zijn belangstelling voor het verleden is niet gegarandeerd. Het komt dus om de zoveel secretarissen een keer voor dat hij de oudste ordners gewoon bij het oud vuil zet. Weg archief! Ik heb het meegemaakt.

Een eenvoudige oplossing is dan, iemand te vragen om als "archivaris" van de vereniging of (bij een stichting) van het bestuur op te treden. Deze heeft de verantwoordelijke, maar lichte taak om het bestuur en de andere organen ieder jaar te vragen om documenten die zij hebben ontvangen of verzonden, en belangrijke interne stukken (vergaderagenda's en -verslagen) aan hem over te dragen.

Deze stukken archiveert hij vervolgens per orgaan.

Deze archivaris zou door het bestuur worden gevraagd en aangesteld en is dus verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Hij beheert in zekere zin ook "waarden" (waardevolle spullen) van de vereniging en de kascommissie mag zijn archief dus komen inspecteren.