Contributie - komt alles wel binnen?

Contributieopbrengst = contributie x aantal leden. Toch? Waarom klopt dit dan nooit en wat is eraan te doen?

Leden van een vereniging betalen een jaarlijkse bijdrage. Dat volgt uit de wet. Ik noem deze jaarlijkse bijdrage de contributie.

Gewoonlijk wordt het contributiebedrag door de leden (de algemene vergadering) vastgesteld, tezamen met de begroting voor het volgende jaar.

Er zijn twee situaties mogelijk:

  1. alle leden betalen dezelfde contributie;
  2. leden betalen meer of minder contributie, afhankelijk van hun omstandigheden.

Contributie: gelijke monniken, gelijke kappen

Nu geldt: Contributieopbrengst = contributie x aantal leden. Toch zal uit de financiële verantwoording blijken dat er hier iets niet klopt: het ontvangen bedrag is lager dan u verwacht.

Daar zijn verschillende redenen voor:

  • niet alle leden hebben een contributienota ontvangen. Het wil gebeuren dat mensen in de loop van een jaar lid worden. Iemand toelaten als lid is een besluit van het bestuur, dus in theorie weet de penningmeester ervan en kan hij zo'n nota sturen. Maar als hij de nota's al in bulk heeft verstuurd schiet dit er weleens bij in.
  • leden die wel een contributienota hebben ontvangen, betalen hem niet. Dit kan zijn omdat zij hun lidmaatschap tijdig hebben opgezegd en de nota dus onterecht hebben ontvangen, omdat zij met de noorderzon zijn vertrokken (zie mijn eerdere blog-post over spookleden), omdat zij na het begin van het boekjaar zijn overleden, of gewoon uit onwil.
  • leden betalen een afwijkend bedrag: te veel of te weinig. Vooral bij betaling in termijnen gaat het mis: men mist een of enkele termijnen.

Contributie: maatwerk

Het bestuur doet de leden een contributievoorstel. In dit voorstel kan worden bepaald dat leden verschillende contributies moeten betalen, afhankelijk van bepaalde kenmerken van het lid in kwestie. Kenmerken als leeftijd, gezinssituatie, werksituatie en dergelijke. Of voor rechtspersonen die lid zijn van een vereniging: grootte, uitgedrukt in aantal personeelsleden, omzet of vierkante meters, of mate waarin zij profijt hebben van de activiteiten van de vereniging.

In deze situatie geldt: Totale contributieopbrengst = som over alle categorieën van (contributiebedrag per categorie x aantal leden in deze categorie). Ook hier klopt deze berekening zelden.

Daar zijn dezelfde redenen voor als hierboven, plus:

  • de contributienota vermeldt het verkeerde bedrag. Dit gebeurt wanneer er gewoon een fout is gemaakt, of wanneer kenmerken van leden veranderen maar deze verandering niet doordringt tot degene die de contributiebedragen berekent. Bijvoorbeeld: iemand valt in een andere leeftijdscategorie, iemand is geen gezinslid meer maar woont op zichzelf.

Dit is niet het hele verhaal

Het komt vaak genoeg voor dat helemaal geen contributienota's worden verstuurd. Soms volgt het jaar daarop een inhaalactie en krijgen de leden twee nota's of een dubbele. Ik heb het meegemaakt.

Een belangrijke reden voor tegenvallende contributieopbrengsten is dat de verantwoordelijke (vaak de penningmeester) niet achter de wanbetalers aanzit. Hij stuurt de nota's en ziet wel wie er betalen.

Dit is begrijpelijk: wanneer enkele tientallen leden niet tijdig betalen moet de penningmeester erachterheen gaan. Een herinnering sturen, e-mailen, opbellen, smeken, boos doen - alles uit de kast halen om voor de vereniging wat Euro's binnen te halen. En wie is het hem dankbaar? Juist: niemand.

Vandaar dat "debiteurenbeheer" bij verenigingen met een bestuur dat bestaat uit (onbetaalde) vrijwilligers, vaak zo zwak is. Achter debiteuren aanzitten is vervelend werk en het is ondankbaar werk.

En toch...

Lid zijn van een vereniging is iets anders dan klant zijn van een onderneming. Een vereniging is een organisatie waarin de leden allen evenveel te zeggen hebben en waarin de leden gezamenlijk het beleid zo niet bepalen, dan toch wel dragen. Zij hebben allen evenveel te zeggen. Het ligt voor de hand dat zij allen naar redelijkheid bijdragen.

Daarom hoort ieder lid de van hem gevraagde contributie te voldoen. Doet hij dit niet dan mag u betwijfelen of hij terecht lid is van uw vereniging.

Kort door de bocht

Goed, lid zijn betekent ook: meebetalen. De leden bepalen hoeveel, afhankelijk van welke kenmerken. Het bestuur bepaalt op basis van kenmerken van het individuele lid zijn contributiebedrag, stuurt hem een nota en bewaakt het ontvangen van het geld.

Mensen zijn slordig, dus ook bij goedwillende leden wordt niet altijd tijdig betaald. Het is niet anders. U stuurt hen een herinnering. Leidt deze niet tot een betaling dan stuurt u een tweede herinnering met de toevoeging dat als het geld niet binnen een redelijke termijn wordt ontvangen, het bestuur het lidmaatschap opzegt.

Dit vergt een zelfbewuste houding van het bestuur. De vereniging is de moeite (en de kosten) waard. Je hoort erbij en komt je verplichtingen na: een man een man, een woord een woord. Niemand is volmaakt en we hebben geduld, maar er zijn grenzen.

Wat kunt u nu doen?

Wilt u op een eerlijke en transparante wijze contributie innen dan moet u als bestuur enkele maatregelen nemen, en wel op verschillende "fronten". Eerlijk betekent: volgens de regels die de leden hebben gesteld; transparant betekent: de nota's kloppen en de consequenties van niet betalen worden getrokken.

  • maak als vereniging duidelijke regels: wat is de contributie of welke kenmerken bepalen de contributie, en of bij toelating als lid in de loop van een jaar minder contributie is verschuldigd; bepaal ook wat de gevolgen zijn voor iemands contributie als deze afhankelijk is van bepaalde kenmerken en er in de loop van een boekjaar iets verandert in iemands kenmerken
  • zorg dat deze regels bij de leden bekend zijn, door ze op de website te publiceren of door ze aan hen toe te sturen
  • stel als bestuur een ledenlijst per het begin van het boekjaar (meestal 1 januari) op - meestal doen secretaris en penningmeester dit samen
  • besteed tijdens elke bestuursvergadering aandacht aan het ledenbestand
    • vermeld in de notulen van de bestuursvergaderingen wie als lid zijn toegelaten en in welke categorieën zij zijn geplaatst
    • houd bij wie wanneer een tweede herinnering hebben gehad en of hierna tijdig is betaald; zo niet zeg dan als bestuur het lidmaatschap van de nalatige leden op (zie boven) en vermeld in de notulen van de bestuursvergadering van wie het lidmaatschap is opgezegd
    • notuleer ook welke leden per wanneer hebben opgezegd, of (automatisch of op eigen verzoek) zijn overgegaan naar een andere categorie
  • stuur de notulen van de bestuursvergaderingen naar de kascommissie
  • rapporteer op de jaarvergadering de ontwikkeling van het ledenbestand.

Het hele bestuur heeft op deze manier een begintoestand, de categoriewijzigingen en alle aan- en afmeldingen. Voorwaarde is dat Leden een vast agendapunt van uw bestuursvergadering is.

De kascommissie heeft al deze gegevens ook en dit maakt het haar mogelijk om de grootste post op elke staat van baten en lasten van een vereniging: contributies, te controleren.

De kascommissieleden dienen de verslagen van de bestuursvergaderingen vertrouwelijk te behandelen en zij dienen de rechten die leden volgens de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben, te respecteren.

Het effect van rolverdeling en controle

De secretaris en de penningmeester zijn voor de ledenadministratie de belangrijkste functionarissen.

De secretaris is degene die de aanmeldingen, opzeggingen en andere mutaties verzamelt. De penningmeester krijgt de aanmeldingen te horen tijdens de bestuursvergaderingen en ziet ze in de notulen staan. Hij verstuurt de contributienota's en de eerste en tweede herinneringen en hij houdt bij welke nota's zijn betaald. Hij meldt aan het bestuur welke leden voor opzegging in aanmerking komen omdat zij op de tweede herinnering niet hebben gereageerd. De secretaris notuleert de besluiten van het bestuur hieromtrent.

De kascommissie heeft de beginsituatie van het ledenbestand en de mutaties daarop ter beschikking. Aan de hand van de regels, de beginsituatie en de mutaties kan de commissie berekenen welk contributiebedrag had moeten zijn ontvangen. Dit vergelijkt ze met het bedrag op de staat van baten en lasten. Zij controleert ook of de verzonden nota's werkelijk zijn betaald. Deze controle kan stuk voor stuk zijn, of steekproefgewijs.

Bij elkaar is het effect

  • dat contributie wordt geheven volgens de regels die de leden hebben vastgesteld, 
  • dat alle leden contributie betalen en dat wie geen contributie betaalt, geen lid meer is
  • dat de grootste post op de staat van baten en lasten kan worden geverifieerd.

Boek over "besturen als spel"

Binnenkort breng ik een boek uit voor bestuursleden van stichtingen en verenigingen. Het staat vol met oplossingen voor grote en kleine problemen. Ik benader het besturen op strategisch, tactisch, operationeel, technisch en praktisch niveau. Het bovenstaande is een voorbeeld van een probleem dat praktisch wordt opgelost.

De grote lijn is dat ik het besturen zie als een spel, met een doel, regels (de wet, de statuten, enz.), spelers, systemen (als het systeem Ecol in het kaartspelletje Bridge), de spelmaterialen (het pak kaarten) en de wedstrijden (case studies, voorbeelden uit de praktijk).

Een spel beoefen je omdat je het leuk vindt. Ik denk dat het goed is als bestuursleden het bestuurswerk ook leuk vinden.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van de komende ontwikkelingen rond dit boek, geeft u uw e-mailadres dan hier even op. Ik kan u dan nog benaderen met een vraag en ik bied u het boek tegen een voorintekenprijs aan.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails. (U komt in een andere adreslijst dan die over het boek.)

In januari 2019 is het bloggen erbij ingeschoten. Ik wil dit goedmaken door in februari nog met een tweede blog-post te komen.