Als bestuur heeft u de wettelijke plicht, bepaalde documenten zeven, en sommige zelfs tien, jaren te bewaren.

Verder heeft uw organisatie documenten en dingen (objecten) waar een mooi verhaal aan zit, of die curiositeitswaarde hebben. Het is zonde als deze gewoon verdwijnen.

Bij elkaar vormen zij het geheugen van uw organisatie en leggen zij de geschiedenis ervan vast. 

Hoe zorgt u ervoor dat u met uw organisatie deze wettelijke plicht vervult en ook nog alle belangrijke historische documenten en objecten bewaart? Het antwoord is:

Stel een "archivaris" aan.

Wat heeft u, of liever: uw organisatie, nou aan een archivaris? Dat hangt af van:

  • welke taken u aan deze functionaris toebedeelt en
  • hoe hij ze uitvoert. Hoe hij ze uitvoert is afhankelijk van welke persoon u in de functie benoemt.

Voor wat hoort wat. Daarom maakt u met de functionaris afspraken over vergoeding van kosten en over hoe hij verantwoording aflegt aan het orgaan dat hem benoemde.

Ik spreek uit ervaring. Het enig overgebleven bestuurslid van mijn alumnivereniging heeft mij namelijk ooit gevraagd of ik het "fysieke archief" van de vereniging onder mijn hoede wou nemen. Dit nadat hij ontdekte dat een secretaris enkele jaren daarvoor drie kratjes met ordners integraal had weggegooid.

Het archief in kwestie bestond uit papieren die sinds de Grote Opruiming waren bewaard en, voor een steeds groter deel, uit bestanden - vooral e-mails. Deze bestanden vormden het "digitale archief". Het digitale archief werd - en wordt nog steeds - bewaard door het bestuur; ik kreeg het "fysieke" (tastbare) archief onder mijn hoede.

Door links en rechts onder oud-bestuursleden te bedelen om stukken kon ik het fysieke archief weer wat "body" geven. Tot mijn verrassing bleek het bestuur jaren geleden al met onze universiteit te hebben geregeld dat het verenigingsarchief in het universiteitsarchief kon worden ondergebracht. Het bestuur hoefde de spullen gewoon maar af en toe af te geven. Deze wetenschap was in de vergetelheid geraakt, vandaar dat een van mijn opvolgers het archief weggooide toen hij er het nut niet van inzag.

Sinds ik deze functie bekleed, nu alweer enkele jaren, vraag ik het bestuur elk jaar om mij de verplichte stukken te geven (met de verplichte handtekeningen!). En op gezette tijden reis ik naar de universiteit om zaken af te geven bij het centrale archief.

Ook bewaar ik de voorzittershamer, een cadeau van de verwante studievereniging ter gelegenheid van ons tienjarig bestaan. Deze neem ik mee wanneer er een ledenvergadering is. Daarna gaat hij weer in zijn doos.

Taken

De taken van een archivaris komen neer op het verzamelen, het bewaren en het weggooien van documenten en objecten.

Verzamelen

Documenten (en objecten - ik spreek hierna alleen nog over documenten) verzamelen is vaak een kwestie van erom vragen en mensen, gewoonlijk bestuursleden, eraan herinneren. Een geschikt moment is de jaarvergadering. In een vereniging moeten de bestuursleden de jaarstukken ondertekenen. Het ligt voor de hand dat de archivaris hierop let wanneer hij de documenten ontvangt.

Weggooien

Een organisatie heeft vaak verschillende organen. Bij een vereniging zijn dat gewoonlijk de algemene vergadering, het bestuur en de kascommissie. Deze organen wisselen berichten uit.

Het heeft weinig zin om van bijvoorbeeld het verslag van de kascommissie zowel het origineel, gericht aan de algemene vergadering, als het afschrift ervan dat de kascommissie voor zichzelf bewaarde, te archiveren. De archivaris ontdubbelt dus dubbele documenten, waarbij het exemplaar met de handtekening erop bewaard blijft.

Van drukwerken en circulaires bewaart hij het exemplaar dat de afzender in zijn archief had.

Van sommige stukken is het niet nodig deze te bewaren na de verplichte bewaartermijn. Bijvoorbeeld de financiële administratie voorzover deze op papier staat.

Wanneer u een complete bundel van een (ontboden) commissie of van een functionaris krijgt, laat u deze intact. U gaat hem niet uitdunnen of de documenten anders rangshcikken.

Een collega van me die archiefwetenschappen had gestudeerd, formuleerde de taak van een archivaris als volgt: "Een archivaris gooit alles weg wat hij niet moet bewaren." 

Bewaren

Papieren bewaren is niet moeilijk: In ordners stoppen, opbergen en niet aankomen. Van belang is dat de papieren droog blijven. Brand is ook slecht voor archieven: verbranden ze niet dan worden ze bij het blussen wel nat.

Als u papieren lang genoeg met rust laat krijgt u te maken met de papiermijt, een klein diertje dat papier vreet. Hij eet gangen door uw bundels. Laat u ze hun gang gaan dan vallen uw documenten uit elkaar. Ze zijn met insecticiden te bestrijden. Laat dit als het zover is, over aan deskundigen.

Ontsluiten

Af en toe zal iemand in het archief willen kijken. Als u weet dat dit nooit zal gebeuren kunt u zich de moeite van het houden van een archief wel besparen.

Heeft u een aantal ordners of archiefdozen met documenten, dan is het voldoende om deze te voorzien van een korte omschrijving: orgaan (bestuur, algemene vergadering, ...) en periode.

Worden het heel veel ordners dan ligt het voor de hand, een index te maken: een lijst met deze omschrijvingen. Dat lijstje kunt u op papier bijhouden, in een spreadsheet, of in een webpagina op de website van uw organisatie. Het voordeel van een webpagina is dat deze ... niet zomaar wegraakt.

Een archivaris benoemen

Voorbereiding: het mandaat

Hoe gaat het benoemen van een archivaris nou in zijn werk? Ik volg het beproefde recept: eerst denken, dan doen. Enkele aandachtspunten:

  • Waarom wilt u een archivaris benoemen? Hij helpt u, wettelijke verplichtingen na te komen, maar zit u te wachten op iemand die u herinnert aan deze plichten? Hij maakt het verleden van uw organisatie toegankelijk, maar is dit in het belang van uw organisatie? Mijn keus is duidelijk, maar ik ben dan zelf ook archivaris.
  • Welk orgaan benoemt de archivaris? Is dat het bestuur of is dat (bij een vereniging) de algemene vergadering, of is het één bestuurslid, bijvoorbeeld de secretaris.
  • Hoe ver strekt de bemoeienis van de archivaris? Alleen fysieke documenten of ook digitale? Van alle organen van uw organisatie of alleen van het bestuur en, voor een vereniging, de algemene vergadering?
  • Hoeveel heeft u ervoor over? Spullen opslaan kost soms geld. Misschien heeft uw archivaris af en toe een ordner of een archiefdoos nodig. Wellicht maakt hij in het kader van zijn functie reiskosten. Een idee is, voor hem dezelfde regels toe te passen als voor bestuursleden en leden van commissies.
  • Hoe legt hij verantwoording af? Welke inspanningen heeft hij verricht, welke resultaten heeft hij geboekt en welke kosten heeft hij hiervoor gemaakt?

Een en ander (waarom een archivaris, welk orgaan benoemt hem, de reikwijdte van zijn activiteiten en de regels voor onkostenvergoedingen en verantwoording) kunt u opnemen in een document, ik noem het zijn "mandaat".

Selectie en benoeming

Nu heeft u wel nagedacht maar u heeft nog geen archivaris. Wie zou geschikt kunnen zijn voor deze functie?

U zoekt iemand die zonder schroom de bestuursleden en eventueel ook leden van commissies aanspreekt: "Hee, hebben jullie nog stukken die jullie niet meer nodig hebben, voor in het archief?" Een oud-bestuurslid heeft hier geen moeite mee.

U wil niet ieder jaar een nieuwe archivaris benoemen. U zoekt dus iemand die waarschijnlijk nog lang lid van uw vereniging zal zijn of, voor en stichting, nog lang bij uw stichting betrokken blijft. Vooral bij studentenverenigingen is dit lastig.

Verder zoekt u iemand die enigszins formeel is ingesteld - hij helpt om de wet te handhaven - en die enig historisch besef heeft.

Tenslotte zoekt u iemand die een veilige ruimte heeft voor het archief. Opslag bij iemand op zolder of in de kelder is wel zo goedkoop voor uw organisatie en practisch voor hem zelf.

Dit laatste criterium is niet altijd van toepassing of is gewoon niet haalbaar.

  • Niet van toepassing? Heeft uw organisatie een eigen pand dan kunt u hierin wellicht ruimte vinden.
  • Niet haalbaar? Anders zijn er commerciële partijen die voor derden archieven opslaan en beheren. Daar kunt u al voor onder de EUR 100 per jaar een kleine opslagruimte huren. Zelfs kunnen zij, als u ze een pakketje documenten toestuurt, dit tegen een kleine vergoeding voor u in uw opslagruimte stoppen. U hoeft dus niet elke keer zelf naar de opslag toe.

Heeft u iemand op het oog, dan is het een kwestie van hem benaderen met de vraag of hij de functie, zoals beschreven in het mandaat, op zich wil nemen. Misschien moet u het mandaat nog aanpassen, maar als u daar uit bent gekomen volgt zijn benoeming. Zo niet dan zoekt u verder.

Het effect

Heeft uw organisatie eenmaal een archivaris dan bent u er zeker van

  • dat documenten die bewaard moeten worden inderdaad bewaard worden
  • dat de historie van uw organisatie voor het nageslacht bewaard blijft.

In één klap heeft u twee problemen opgelost. Dat is prettig besturen.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.