Een functie overnemen. OK, hoe?

U bent bestuurslid. Een medebestuurslid treedt onverwacht af. U gaat zijn bestuursfunctie overnemen: voorzitter, secretaris, penningmeester of een in uw organisatie gebruikelijke andere functie. Hoe doet u dat?

Gewoon beginnen? Nou, er zijn wat details. Ik loop ze even langs.

1. Formaliteiten: Het handelsregister

Is uw organisatie een vereniging met beperkte of volledige rechtsbevoegdheid, of een stichting? Past u dan uw inschrijving bij de Kamer van koophandel (KVK) aan.

2. Geldzaken: De bank

Het is een goede gewoonte om met de bank af te spreken dat voor het uitvoeren van een betalingsopdracht de goedkeuring (het fiat) van twee bestuursleden nodig is. Zie ook mijn blog-post Veni vidi foetsie. Ik ga ervan uit dat dit in uw organisatie al geregeld is.

Maak met uw mede-bestuursleden een brief aan de bank waarin u de bank mededeelt dat er iets in uw bestuur is veranderd, en dat daarom uw voorganger niet meer mag fiatteren en dat u dat voortaan mag doen.

U voegt een afschrift van uw inschrijving als bestuurslid bij deze brief.

3. Bereikbaarheid: Internet, telefoon en post; relaties

Regel met degeen die voor uw organisatie de Internetzaken regelt (de webmaster) dat u de e-mailaccount die voor uw functie is aangemaakt, voor u toegankelijk is. Meestal komt dit neer op dat hij een nieuw wachtwoord aanmaakt voor deze account en dit aan u doorgeeft. Uw voorganger heeft dit wachtwoord niet en heeft dus geen toegang meer tot deze e-mail-account. Het is aan u hoe u deze e-mail-account gaat benaderen: via uw eigen mail-client of via webmail. Zie ook mijn blog-post Over e-mail.

Waarschijnlijk heeft uw organisatie ook een eigen website. Wanneer het bij uw functie hoort dat u daar uitingen plaatst, heeft u ook toegang nodig tot de achterkant van deze website. U heeft een URI, gebruikersnaam en een wachtwoord nodig, of u zorgt dat u op een modernere manier toegang krijgt - vraag uw webmaster, hoe precies.

Het is mogelijk dat uw organisatie geen eigen telefoonnummer en/of postadres heeft. Wanneer een van deze verandert nu u een bestuursfunctie aanvaardt, stuurt u aan zoveel mogelijk relaties bericht van de verandering in uw bestuur. Dit kan per e-mail, maar e-mails worden lang niet alle geopend en correct verwerkt. Daarom is het geen gek idee om per traditionele post uw relaties in te lichten.

Het is vervelend als belangrijke relaties van uw organisatie berichten blijven sturen aan uw afgetreden voorganger. Stuurt u hen daarom zo snel mogelijk het bericht dat er een bestuursmutatie heeft plaatsgevonden, met uw contactgegevens. Laat dit bericht uitgaan namens het bestuur - en niet namens enkel u zelf. 

4. Lopende zaken: De verantwoordelijkheid

Neem met uw voorganger alle zaken door waar hij mee bezig was. In zo'n gesprek hoort u allerlei details die niet naar voren komen uit de stukken. Neemt u zaken over van twee of meer (ex-) bestuursleden, dan praat u natuurlijk met elk van hen.

Een organisatie heeft altijd maar één bestuur. Het bestuur bestuurt - niet de individuele bestuursleden. Alle bestuursleden zijn voor alles mede-verantwoordelijk. En alle bestuursleden zijn voor het geheel aansprakelijk in het geval van onbehoorlijk bestuur. (Burgerlijk wetboek, Boek 2, artikel 9).

Bent u dus aansprakelijk voor de gevolgen van onbehoorlijk bestuur door uw voorganger?

Nee, de wet is niet onredelijk. De laatste zin van artikel 9 luidt: "Hij is voor het geheel aansprakelijk terzake van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem mede gelet op de aan anderen toebedeelde taken geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden."

Het is wel verstandig om in het geval van onbehoorlijk bestuur de aansprakelijkheid ervoor uitdrukkelijk af te wijzen. Hoe doet u dat? Eigenlijk door alleen verantwoordelijkheid over te nemen voor zaken waar u zelf achter kunt staan.

En hoe doet u dat dan weer? Door (met uw voorganger) de dossiers van de lopende zaken door te nemen en in elk dossier een verklaring op te nemen waarin uw voorganger verklaart dat dit het hele dossier is en dat het alle relevante informatie bevat, en u verklaart dat u op basis hiervan het dossier overneemt, hem ervan dechargeert en hem vrijwaart van aansprakelijkheid.

Is zo'n gesprek niet mogelijk, vraag dan alle dossiers op. Dat zijn niet alleen de papieren dossiers maar ook alle e-mails (zie vorig punt) en bestanden.

Per dossier maakt u een verklaring waarin u verklaart dat u het dossier vanaf dat moment overneemt op basis van de voorhanden gegevens, maar dat u uw voorganger niet kunt dechargeren of vrijwaren. Tja, soms is het verstandig om een zaak hard te spelen.

5. Tenslotte: Uw achterban inseinen

Nadat al deze min of meer formele en praktische zaken zijn geregeld, is het tijd om wat ik even noem: uw achterban, op de hoogte te brengen.

Een stichting heeft vaak verschillende achterbannen: donateurs, vrijwilligers, cliënten, vaste klanten, abonnees, enzovoort. Stuur de grootste, belangrijkste categorieën een bericht.

Een vereniging heeft leden. Stel hen ook op de hoogte.

Deze vijf maatregelen geven u een goede start in uw nieuwe functie. Heeft u alles achter de rug, schrijft u dan eens op wat u precies heeft gedaan. Zo maakt u het begin van een draaiboek - altijd handig voor het volgende nieuwe bestuurslid of voor uw opvolger. Zie ook mijn blog-post Het wiel is al uitgevonden.

Boek over "besturen als spel"

Binnenkort breng ik een boek uit voor bestuursleden van stichtingen en verenigingen. Het staat vol met oplossingen voor grote en kleine problemen. Ik benader het besturen op strategisch, tactisch, operationeel, technisch en praktisch niveau. Het bovenstaande is een voorbeeld van een probleem dat vooral praktisch wordt opgelost.

De grote lijn is dat ik het besturen zie als een spel, met een doel, regels (de wet, de statuten, enz.), spelers, systemen (als het systeem Ecol in het kaartspelletje Bridge), de spelmaterialen (het pak kaarten) en de wedstrijden (case studies, voorbeelden uit de praktijk).

Een spel beoefen je omdat je het leuk vindt. Ik denk dat het goed is als bestuursleden het bestuurswerk ook leuk vinden.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van de komende ontwikkelingen rond dit boek, geeft u uw e-mailadres dan hier even op. Ik kan u dan nog benaderen met een vraag en ik bied u het boek tegen een voorintekenprijs aan.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails. (U komt in een andere adreslijst dan die over het boek.)