Het wiel is al uitgevonden

Het wiel is al uitgevonden, oftewel: er is niets nieuws onder de zon. Dit geldt ook voor uw bestuurswerk: een van uw voorgangers heeft hetzelfde probleem al eens opgelost.

Hoe kunt u deze kennis en ervaring benutten?

Voor veel dingen geldt: het is niet moeilijk als je weet wat je moet doen. Dit geldt ook voor het besturen van een stichting of vereniging. Als u weet wat u wil bereiken en weet hoe u dit het beste aanpakt, scheelt het u een hoop tijd en moeite. Anders gezegd: is het veel gemakkelijker.

Veel dingen waar een bestuur voor staat, zijn gewoon meer van hetzelfde. De uitvoerende bestuursleden zijn alleen anders. Hoe geeft u de kennis en ervaring die u heeft opgebouwd het beste door aan hen die na u komen?

Mondeling? Dat is tijdrovend en vereist persoonlijke contacten met alle afstemming daaromheen. Nou, misschien is er wel een betere manier

Verzamel alle kennis over hoe u dingen heeft aangepakt, in een naslagwerk voor uw bestuur. Bijvoorbeeld:

  • welke formulieren u voor de kamer van koophandel moet invullen bij een bestuursmutatie
  • wat u bij uw bank moet doen als er een nieuwe penningmeester aantreedt
  • hoe u e-mailadressen overzet van oude bestuursleden naar nieuwe
  • hoe u een evenement heeft georganiseerd: een draaiboek. Evenementen zijn bijvoorbeeld
    • de jaarvergadering
    • een activiteit als een sportdag, een voorstelling, een optreden voor publiek - eigelijk elk evenement dat niet wekelijks plaatsvindt
    • een werkgroepactiviteit, bijvoorbeeld een onderzoek met een lange voorbereidingstijd, uitmondend in een presentatie aan de leden
  • een commissie installeren, begeleiden en ontbinden
  • omgang met de kascommissie
  • subsidie aanvragen

Neem ook de statuten en reglementen op in dit naslagwerk.
En neem ook de formulieren op die u binnen uw organisatie gebruikt, zo mogelijk met een invulinstructie. Zie bijvoorbeeld mijn blogpost Verstandig als u bij mensen thuis vergadert.

Voor veel van de bestuursactiviteiten is het handig om contactgegevens te bewaren en om modelbrieven en sjablonen te maken. Neem deze ook op.

Natuurlijk verzamelt u dit alles in een of meer tekstbestanden. U kunt de bestanden ook afdrukken en de zo gemaakte bundel uitreiken aan nieuwe bestuursleden of commissieleden.

Deze bundel zou bestuurshandboekverenigingshandboekof stichtingshandboekkunnen heten. Ik heb het verder over handboek, of het nu om de bestanden of over de afdruk gaat.

Organisatorische aspecten

Dingen gebeuren pas als iemand iets doet. Zo is het ook met het maken van een handboek. Wanneer uw bestuur besluit een handboek aan te leggen, vraag dan een van de bestuursleden om dit op zich te nemen en geef er enkele malen per jaar op een bestuursvergadering aandacht aan:

hoe staat het,
zijn er nog wensen,
hoe kunnen de andere bestuursleden helpen?

Is het handboek eenmaal in gebruik (voltooid is het nooit) dan heeft u er twee soorten zorg aan te verlenen:

  1. inhoudelijke zorg, te verlenen door het betreffende bestuurslid, en
  2. technische zorg, door iemand die handig is met Internet en de gebruikte software.

De inhoudelijke zorg komt neer op nieuwe pagina's toevoegen en bestaande pagina's aanpassen.

Technische aspecten

U kunt het handboek zo mooi maken als u wil. Belangrijk is dat een gebruiker erin kan vinden wat hij zoekt. Dit kan met een inhoudsopgave en met een index of trefwoordenregister. Wanneer u het handboek opzet als een verzameling webpagina's kunt u vrij gemakkelijk links leggen van trefwoorden naar pagina's. Alle kans dat u hier een content-managementsysteem (CMS) voor gebruikt. Wordpress is een veel gebruikt CMS.

Houd het technisch eenvoudig. U kunt misschien zelf wel een heel ingenieus systeem opzetten om de inhoud te ontsluiten, maar een van uw opvolgers kan dat gegarandeerd niet.

Bovendien zal uw organisatie op een gegeven moment overstappen van het ene CMS naar een ander. Hoe eenvoudiger de structuur van uw handboek, hoe gemakkelijker deze overstap. Zo voorkomt u vendor lock-in.

Slotopmerkingen

Het handboek is het geheugen voor het bestuur en soms ook voor commissieleden. Het ene bestuur besteedt er meer aandacht aan dan het andere. Het is echter een bezit waar in de loop van enkele jaren veel tijd en moeite in is gestoken. Daarom dient het met enige zorg te worden bewaard en doorgegeven.

Ik heb meegemaakt dat het handboek is verdwenen, domweg door onachtzaamheid. En om nou te zeggen dat de betreffende besturen er niets bruikbaars in hadden kunnen vinden, nee, dat is ook niet waar.

Hoe gaat zoiets? Gewoon: bij een bestuursmutatie vergeet het bestuurslid dat het beheert, zijn opvolger te vertellen dat er nog een draaiboek is. Als de overige bestuursleden er ook niet aan denken is het in geen tijd vergeten. Waarom vergeet hij het te vertellen? Omdat hij zich redden zonder het in te zien en het bestaan ervan was vergeten.

Is het dan weg? Nee, het staat op de computer van het beherende bestuurslid en daar blijft het staan - tot hij deze computer bij het oud vuil zet. Dan is het wel weg.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails.