Herkent u dit?

Na jaren in het bestuur is het tijd voor iets anders. Iemand om het van u over te nemen is er echter niet en dus blijft u aan, met steeds meer tegenzin. Dat maakt het voor u moeilijker om een ander te interesseren in een bestuursfunctie. Een vicieuze cirkel. Wat te doen?

Aftreden? Nog even niet...

U kunt er de brui aan geven en gewoon aftreden, denkend: "Ze zoeken het maar uit zonder mij." Te vaak blijven bestuursleden echter aan omdat zij hun collega-bestuursleden niet in problemen willen brengen, omdat zij hart voor de vereniging hebben en de leden niet in de steek willen laten, of omdat zij het werk van jaren niet naar de verfloddering willen laten gaan.

Argumenten

Dit zijn allemaal negatieve argumenten: om iets niet te laten gebeuren. Zijn er ook positieve argumenten te vinden? Misschien de argumenten waarop u indertijd zelf "ja" heeft gezegd? Of die waarop een mede-bestuurslid indertijd "ja" heeft gezegd?

Zouden al deze argumenten hun geldigheid hebben verloren? Nee toch? De vraag is echter niet of de argumenten gelden, maar voor wie ze sterk genoeg zijn om "ja" te zeggen op de vraag of hij kandidaat wil staan voor het bestuur. Uiteindelijk maakt ieder zijn eigen afweging. Wat de een aanspreekt, raakt een ander in het geheel niet of stoot die ander zelfs af.

Vraag en aanbod

Wanneer iemand aftreedt laat hij een lege stoel achter. Uw bestuur heeft dan een vacature. Uw bestuur gaat op zoek naar een nieuw bestuurslid. In verenigingsblaadjes en op verenigingswebsites ziet u dan weleens mededelingen in de vorm van een personeelsadvertentie: Gezocht: kandidaten voor de functie van ... in het bestuur. Taakomschrijving: ... Belangstellenden dienen zich voor ... te melden bij de secretaris van het bestuur, alwaar ook nadere inlichtingen kunnen worden bekomen. (Ik heb de advertentie expres wat harkerig en ouderwets opgesteld.)

Ik heb het ook wel eens zo gedaan, zonder enige reactie.

Met zo'n advertentie stelt het bestuur zich op als de vragende partij. De vragende partij is gewoonlijk de zwakste partij - zeker als zij niets te bieden heeft. Heeft u kandidaten niets te bieden dan bent u helemaal afhankelijk van de intrinsieke motivatie van de kandidaten.

Draait u de zaak daarom eens om: vertel de leden wat het bestuur allemaal voor leuke dingen meemaakt, welke interessante mensen het spreekt en wat voor mooie evenementen het op touw zet. Laat weten hoe u ook intern de zaken tip-top in orde heeft, met een perfecte boekhouding en prachtige verslagen van bestuursvergaderingen en van de algemene vergadering.

Een perfecte boekhouding is een genot voor de kascommissie. Heeft u een perfecte boekhouding dan is het gemakkelijk om kandidaten voor de kascommissie te werven.

Perfecte verslagen: juist, volledig, evenwichtig, in goede stijl en zonder taalfouten: het kost wat moeite maar als u ze intern publiceert worden ze vanzelf gelezen en krijgt de secretaris waardering voor deze kunstwerkjes; bovendien genereert u bekendheid met en belangstelling voor het bestuurswerk.

Kortom: bestuursleden kunnen ieder op eigen wijze een hoop voldoening ontlenen aan hun bestuurswerk. Zij kunnen trots zijn op hun prestaties - en de leden zullen er blij mee zijn.

Als bestuur bent u dus niet enkel vragende partij; u heeft een hoop te bieden. De vraag is alleen nog: wie zijn geïnteresseerd?

Stonden vroeger de mensen in de rij om bestuurslid te worden, tegenwoordig zijn nog maar weinigen bereid een bestuursfunctie op zich te nemen (gezin, carrière, cursussen, internet - mensen hebben zoveel verplichtingen en interesses). Spontane aanmeldingen zijn zeldzaam. Praktisch gesproken: u zult mensen zelf moeten benaderen. U kunt echter niet zomaar op een lid aflopen en vragen: "Hallo, wil je kandidaat zijn voor het bestuur?" Mensen willen wel gevraagd worden, maar ze willen niet overvallen worden. U moet het dus inleiden. Verder is niet iedereen geschikt voor een bestuursfunctie. U zult dus mensen willen selecteren voor u ze benadert. U heeft hier gewoonlijk een heel jaar voor. Hoe pakt u het nu aan?

Aanpak: een stappenplan

Opvolgers vinden is een doorlopende activiteit. Het is een cyclisch proces dat eindigt met dat de ledenvergadering zich uitspreekt over een benoeming.

Om dit proces handen en voeten te geven en om het beheersbaar te maken, heb ik het in een aantal stappen verdeeld. Hieronder beschrijf ik deze stappen.

Stap 1: Stel een doel: hoeveel en wat voor kandidaten zoekt u?

Hoeveel kandidaten zoekt u?

Besturen heb je in soorten en maten, variërend van twee tot ver boven de tien leden. De ervaring is dat wanneer een bestuur meer dan 14 leden telt, er een schifting optreedt en een kleine kern de zaken voorbereidt en ter goedkeuring voorlegt aan de rest: het model dagelijks bestuur - algemeen bestuur. C.N. Parkinson heeft dit al in 1957 beschreven in zijn boek Parkinson's Law.

Het is tegenwoordig niet gemakkelijk om leden te interesseren in een bestuursfunctie. Laten we daarom uitgaan van een niet te groot bestuur, zeg: vijf personen. Wat is nu de gemiddelde duur dat iemand gelukkig is met een bestuursfunctie? Zelf ben ik een nogal onrustig type en heb het na twee jaar wel gezien, maar anderen houden het zes jaar vol. Langer ook wel, maar dan wordt het meer een opoffering of een plicht.

Laten we daarom uitgaan van een bestuur van vijf waar ieder jaar een of twee mensen aftreden en dus ieder jaar ook weer graag een of twee mensen in het bestuur benoemd zouden worden. Bij een groter bestuur zouden elk jaar twee of drie benoemingen plaatsvinden, bij een heel klein bestuur slechts één of om het jaar één.

Laten we voor dit voorbeeld uitgaan van dat u 1 kandidaat wil kunnen voordragen.

Wat voor kandidaten zoekt u?

De nieuw te benoemen bestuursleden moeten passen in het bestaande bestuur. Het heeft geen zin om vijf financiële specialisten in uw bestuur te hebben; het is beter om een breed scala aan specialismen in uw bestuur te hebben. Ook wilt u dat in het bestuur de verschillende bloedgroepen en leeftijdscategorieën van de vereniging vertegenwoordigd zijn; dit is goed voor het draagvlak van besluiten.

Het "profiel" is een lijstje met eigenschappen die u zoekt in de kandidaten. Houd het eenvoudig. Noem enkele kenmerken en geef daar een gewenste waarde bij, bijvoorbeeld:

  1. geslacht - vrouw - reden: om tenminste 1/3 vrouwen in het bestuur te houden
  2. leeftijd - 30 - 40 - reden: om ook deze leeftijdscategorie in het bestuur te vertegenwoordigen
  3. sterk punt - organisatievermogen - reden: sterke organisator verlaat het bestuur; 
  4. niveau - breedtesporter - reden: om tegenwicht te bieden aan de topsporters

Maak de lijst kenmerken niet te lang want voor u het weet gaat u op zoek naar een schaap met vijf poten.

Mocht u nu denken: "Een profiel maken heeft toch helemaal geen zin! We mogen blij zijn als we al één kandidaat krijgen," bedenk dan dat gericht zoeken gemakkelijker is dan in het wilde weg zoeken. Tegelijk: iemand die benaderd wordt om zijn capaciteiten voelt zich meer gewaardeerd dan wanneer hij in het wilde weg is benaderd.

Stap 2: Organiseer het proces

Belast één van uw bestuursgenoten met de opdracht, het hele jaar door reclame te maken voor bestuursactiviteiten en bestuursfuncties teneinde tegen de jaarvergadering het gewenste aantal kandidaten voor het bestuur te kunnen voordragen aan de leden.

Wanneer uw bestuur vier of meer leden telt zou u één lid de functie van vice-voorzitter kunnen geven en hem met deze opdracht belasten. Deze functie-titel geeft dit bestuurslid enig prestige en gezag in gesprekken met potentiële kandidaten. Tegelijk vinden leden het prettiger om te kunnen zeggen "Ik heb met de vice-voorzitter gesproken over een functie in het bestuur" dan "Een bestuurslid heeft me gevraagd of ik kandidaat voor het bestuur wil zijn."

Deze vice-voorzitter zet dan twee sporen in: het rijp maken van de geesten oftewel reclame maken voor het bestuurswerk, en het traject dat leidt tot het vinden van kandidaten.

Stap 3: Laat blijken dat bestuurswerk aantrekkelijk is

Over het reclame maken heeft u hierboven al kunnen lezen. Breng deze boodschappen langs alle kanalen die u als bestuur ter beschikking staan: de website, de e-mailings, de papieren uitingen en natuurlijk mondeling wanneer u de leden toespreekt of individueel spreekt.

Breng deze boodschappen ook niet eenmalig, maar voortdurend. Blijf erop hameren.

Stap 4: Maak een lijst namen

Het traject van het vinden van kandidaten begint met het ledenbestand door te nemen. Daarbij let u vooral op geschiktheid voor een bestuursfunctie: is iemand actief geweest als teamleider of aanvoerder, heeft hij meegeholpen bij een evenement van uw vereniging, heeft hij in commissies gezeten, enzovoort. Heeft hij dit misschien bij andere verenigingen gedaan of heeft hij in het bestuur van een andere vereniging gezeten? Ik noem dit de (oud-) kaderleden

Zo vindt u "the usual suspects", de mensen die altijd de kooltjes uit het vuur halen. Om te voorkomen dat het "altijd weer dezelfden" zijn die de vereniging draaiende houden, moet u ook buiten deze kring kijken.

Loop daarom uw ledenbestand nogmaals na en kijk naar tekenen van maatschappelijk succes: auto, huis, beroep of functie, opleiding. Mensen met maatschappelijk succes doen iets goed - wellicht kan ook uw vereniging van de onderliggende vaardigheden profiteren. Ik noem dit de high-potentials.

Vraag tenslotte, indien mogelijk, de teamleiders en aanvoerders of zij teamleden geschikt achten voor een functie als commissie-lid of als helper bij een evenement. Op deze manier krijgt u namen van kandidaten voor wat ik noem "kaderfuncties" binnen uw vereniging. Mensen die zich in een kaderfunctie met plezier hebben ingezet komen later in de kijker wanneer u op zoek bent naar bestuurskandidaten.

Het is in Nederland niet gebruikelijk om oud-bestuursleden van stal te halen voor het bestuur; dit doet u slechts in noodsituaties. Streep dus de namen van oud-bestuursleden van uw eigen vereniging door. Nu kunt u de mensen op de aldus verkregen lijsten gaan benaderen. Houdt u daarbij voor ogen hoeveel kandidaten u wil werven.

Stap 5: Orden de lijst

In welke volgorde gaat u de mensen op de lijst nu benaderen? In alfabetische volgorde van achternaam? Van oud naar jong? Eerst alle vrouwen, daarna de mannen? Dat hangt ervan af. Waarvan? Van het profiel van de gewenste kandidaten.

Stel nu dat u een lijst met tien namen heeft, u zoekt één kandidaat en u heeft een profiel, bijvoorbeeld "vrouw, 30-40 jaar, organisator, breedtesporter". Dan legt u de namen in de volgorde waarin zij aan het profiel voldoen. Bovenaan de vrouwen (kenmerk 1 = vrouw). De vrouwen legt u in volgorde van leeftijd: hoe dichter bij 35, hoe hoger, dus: 37, 31, 28, 45. De namen van de vrouwen die aan het leeftijdscriterium voldoen (30 - 40 jaar) legt u in volgorde van hoe groot organisatievermogen zij hebben getoond. Een vierde criterium op dit lijstje loslaten is weinig zinvol. Dat criterium laat ik in dit voorbeeld dan maar vallen.

Stap 6: Vind de eerste kandidaat

Nu heeft u een volgorde aangebracht met de ideale kandidaat bovenaan. U hoeft er alleen maar een paar te benaderen. Dit benaderen doet ieder op zijn eigen wijze. Wees erop voorbereid dat u een aantal keren "nee" zult krijgen. Verder zult u het benaderen ook al doende leren: de derde keer gaat gemakkelijker dan de eerste keer.

Begint u daarom niet met de eerste op uw lijst, maar met nummer drie of vier. Wanneer deze (onverwacht) kandidaat wil staan: prima! Wil hij (in het voorbeeld: zij) dit niet: ook goed (dank voor uw tijd en aandacht) en u heeft een wervingsgesprek kunnen oefenen. Benadert u daarna degeen die een plaats hoger op de lijst staat en werkt u door tot en met nummer 1 op uw lijstje. U stopt wanneer u voldoende kandidaten heeft.

Zegt geen van deze benaderden "ja", dan legt u de rest van het rijtje namen zo goed mogelijk in volgorde van aansluiting bij het profiel en werkt u het van boven naar beneden af. U stopt wanneer u het tevoren gestelde aantal kandidaten heeft.

Nog een kandidaat nodig?

Zoekt u verschillende kandidaten met verschillende profielen, dan kunt u de volgorde van benaderen als volgt aanpakken:

  1. Vind de eerste kandidaat als hierboven beschreven.
  2. Pas het tweede profiel aan, rekening houdend met het profiel van de eerste gevonden kandidaat. Wanneer u een kandidaat vindt met het profiel "vrouw, 31, matige organisator, breedtesporter" dan zet u in het profiel van de tweede kandidaat de gewenste eigenschap op "sterke organisator".
  3. Leg dan de namen van de kandidaten in volgorde van hun "fit" bij het tweede profiel en benader de kandidaten in volgorde van boven naar beneden. Oefenen is niet meer nodig, toch?

Meer lezen

Tot zover mijn suggestie voor hoe een bestuur het hele jaar door bezig kan zijn met het vinden van mogelijke opvolgers. U vindt er iets terug van wat ik heb beschreven in de blog-post Aaargh - weer niets gebeurd!

In dit blog vindt u ideeën voor hoe u problemen waar besturen vaak mee worstelen, kunt aanpakken.

Ik publiceer elke maand een nieuwe blog-post. Wanneer u wil dat ik u een seintje geef als er weer een uit is, geeft u dan uw e-mailadres op onder het kopje "Nieuwsbrief".