Kort en krachtig

Besturen, commissies en andere organen komen bijeen om te overleggen. Zulk overleg leidt tot besluiten. Zijn deze vastgelegd? Vaak niet, en de redenen achter het besluit al helemaal niet.

Hoe gaat het? Tijdens een overleg zegt ieder zijn zegje. De belanghebbenden noteren van het gezegde wat voor hen van belang is. De andere aanwezigen praten min of meer vrijblijvend mee.

Wanneer van een bespreking slechts de notities van individuele deelnemers resteren, kan het gebeuren dat belanghebbenden hetzelfde besluit verschillend interpreteerden en verschillend vastlegden. Vervolgens gaan zij ter uitvoering van dit besluit dingen doen die niet op elkaar aansluiten.

Is dit erg? Dat hangt af van hoe groot de belangen zijn die spelen. Hoe groter die belangen, hoe zorgvuldiger men in het algemeen de besluitvorming vastlegt'). Lastig is alleen dat dingen belangrijk kunnen wórden. Is de besluitvorming erover slecht vastgelegd dan heeft de organisatie een probleem.

Betreft het besluiten van het bestuur, dan kan zelfs sprake zijn van wanbestuur. Het is dus maar beter om besluiten goed vast te leggen.

Vastleggen. Hoe dan?

Van een verenigingsbestuur leerde ik de truc van de prenotulen (concept-notulen): een stuk dat de secretaris met de uitnodiging en de agenda meestuurde: in deze prenotulen stonden alle besluiten die dit bestuur in de komende vergadering waarschijnlijk zou gaan nemen. De secretaris stelde deze prenotulen samen uit stukjes die de individuele bestuursleden die een agendapunt hadden voorbereid, hem ruim voor de vergadering hadden toegestuurd.

Per agendapunt lag er dus al een stukje tekst. Dit konden enkele regels zijn of enkele alinea's, maar was nooit veel tekst. Geen hele praatstukken, dus.

Deze prenotulen maakten de vergaderingen van dit bestuur meteen al heel cconcreet. Dat moest ook wel want op hun agenda stonden steeds zo'n 30 agendapunten. En ze vergaderden elke week, drie uur lang.

Het hebben van prenotulen maakte het voor de secretaris gemakkelijk om heel snel "echte" notulen te maken. Hij hoefde alleen nog de aanvullingen en wijzigingen op te nemen. Daarna kon hij ze al rondsturen aan alle bestuursleden.

Een variant hierop was dat het bestuur alle voorstellen aan de algemene vergadering apart op schrift had gezet, geformuleerd als een besluit. Het stuurde deze met de uitnodiging voor de ledenvergadering mee.

Beter vastleggen

Het zwakke punt in de aanpak met prenotulen is dat de teksten die de deelnemers hebben aangeleverd, van wisselende kwaliteit zijn. De een schrijft wat beter dan de ander. Gelukkig is daar iets aan te doen: hanteer een model, een format, voor deze teksten.

Hieronder beschrijf ik een format dat al een paar eeuwen in Nederland gehanteerd wordt: het parlementaire stuk.

De kern van een parlementair stuk is één lopende zin, bijvoorbeeld:

"Het bestuur besluit ...", "De algemene vergadering spreekt als haar mening uit ...", "De algemene vergadering stelt het huishoudelijk reglement als volg vast ..." of "De commissie beveelt aan ...".

Op de plaats van de puntjes komt te staan waar het om draait. Deze tekst kan vele pagina's beslaan of kan bestaan uit een enkel zinnetje. De meest voorkomende vormen zijn:

een zinsdeel, bijvoorbeeld

De algemene vergadering spreekt als haar mening uit dat het royement van het lid X terecht is.

een enkel "artikel', bijvoorbeeld:

Het bestuur besluit:
Opzeggingen die na ... doch voor ... worden ontvangen, worden beschouwd als tijdige opzeggingen.

een reeks artikelen, bijvoorbeeld:

De commissie stelt het volgende reglement van deelname vast:
artikel 1
<tekst van artikel 1>
artikel 2
<tekst van artikel 2>
enzovoort.

De teksten van de artikelen zijn steeds stellende zinnen. Geen gebiedende wijs (Gij zult (niet) ...) en zeker geen vragende vorm (Wilt u ...?) Een artikel mag uit meerdere zinnen bestaan.

Zijn we er dan?

Maar de zaak is daarmee nog niet compleet. De kern van de zaak ligt nu wel goed vast, maar het waarom ontbreekt nog. Dit bouwt u in met een aantal "bepalingen" bij het onderwerp van de hoofdzin. Dan ziet het er zo uit:

"Het bestuur, <bepaling-1>, <bepaling-2>, <bepaling-3>, besluit ...". Het aantal bepalingen kan aanzienlijk zijn. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) telt zes bepalingen, waarvan de laatste 173 overwegingen opsomt.

De bepalingen beginnen gewoonlijk met een werkwoord: gezien, gehoord, gelezen, gelet op, van mening zijnde, overwegende, enz. Bijvoorbeeld:

Het bestuur,

gelet op artikel ... van de statuten,
overwegende dat bij het herzien van de statuten in dit artikel de opzegdatum van voor de wijziging is blijven staan,
van mening zijnde dat hierdoor de opzegtermijn onredelijk lang is,
gelet op artikel ... van de statuten,

besluit:

Opzeggingen die na ... doch voor ... worden ontvangen, worden beschouwd als tijdige opzeggingen.

De bepalingen die beginnen met een voltooid deelwoord (gezien, gehoord) sommen de informatie op op basis waarvan (in dit voorbeeld) het bestuur zijn besluit neemt; de bepalingen die beginnen met een onvoltooid deelwoord (overwegende, zijnde) geven het waarom van het besluit weer.

Door een besluit op deze manier te formuleren heeft u, en hebben allen die na u de tekst onder ogen krijgen, het besluit, de basis waarop het is genomen en de redenen waarom het is genomen, op een compacte manier bij elkaar staan.

Omdat de structuur van deze teksten steeds dezelfde is: onderwerp, bepalingen, gezegde, kern van de zaak, leest het na een paar keer gemakkelijk en met een beetje oefening kunt u ze ook gemakkelijk schrijven.

Ter illustratie een voorbeeld van een aanbeveling van een kascommissie aan het bestuur, zoals die in het verslag van een kascommissie voor zou kunnen komen:

Gezien de contributiebedragen waarvoor de leden worden gefactureerd, zeer van elkaar verschillen,
gezien de contributietarievenlijst uit 2012 is, onvolledig is (... wordt niet genoemd) en niet actueel is (de gefactureerde bedragen wijken af van die in deze lijst),
gemerkt hebbend dat de ledenlijst onbruikbaar is (er zitten dubbele vermeldingen in en de criteria voor het bepalen van de hoogte van de contributie ontbreken bij alle relaties),
gemerkt hebbend dat het niet mogelijk is om te controleren of ieder lid een contributiefactuur heeft ontvangen,
gemerkt hebbend dat het niet mogelijk is te controleren of ieder lid voor het juiste bedrag is gefactureerd,
van mening zijnd dat er geen uit te leggen grondslag is op basis waarvan het contributiebedrag wordt vastgesteld,
van mening zijnd dat willekeur in het vaststellen van het te betalen contributiebedrag vermeden dient te worden,
van mening zijnd dat het geen zin heeft bij een contributiebedrag boven de EUR ..., tariefstappen van EUR 5 of EUR 10 te handhaven,
gemerkt hebbend dat het zeer tijdrovend is om te controleren of alle contributiefacturen zijn betaald,
van mening zijnd dat een tarievenlijst met weinig, althans minder, tarieven het factureren en controleren gemakkelijker maakt,

overwegend dat het bovenstaande het voor het bestuur moeilijk maakt om iemand te interesseren in de functie van penningmeester,

bevelen wij het bestuur aan,

1.
op de kortst mogelijke termijn een voorstel te doen aan de algemene vergadering voor een vereenvoudigde contributiestructuur

2.
het ledenbestand zo te administreren dat
a) de penningmeester precies weet wie hij voor welk contributiebedrag moet factureren, en
b) de kascommissie kan controleren of alle leden voor het juiste bedrag zijn gefactureerd.

Zoals u ziet is de vorm hier: bepalingen, gezegde, onderwerp (wij), meewerkend voorwerp (het bestuur), de kern van de zaak.

Resumerend

Als u ter voorbereiding van een agendapunt een besluit op deze manier formuleert heeft u er even goed over nagedacht en kunnen uw collega's snel kennis nemen van het wat en het waarom.

Zijn zij het op details niet met u eens dan kunnen zij uw tekst amenderen. Maar dan hebben we het over vergadertechniek en dat bewaar ik voor een andere blog-post.

Is uw tekst, geamendeerd of ongewijzigd aangenomen dan hoeft de secretaris nog maar weinig te veranderen aan de prenotulen om de notulen rond te kunnen sturen.

Voor de fijnproevers

Soms houdt een besluit in dat van bepaalde formulieren gebruik gemaakt wordt, of dat een vorm wordt voorgeschreven, bijvoorbeeld clubkleding. Omdat een plaatje meer zegt dan duizend woorden, voegt men dan een bijlage toe met de lay-out van het formulier of met een tekening van de bedoelde vorm. De tekst verwijst dan uitdrukkelijk naar deze bijlage. Deze bijlage beschrijft het hoe.

De beschreven structuur is gewoonlijk voldoende. Soms bieden de bepalingen aan het begin van het stuk niet voldoende duidelijkheid. In zo'n geval kan het stuk nog voorzien worden van toelichtingen: een "algemene toelichting" en/of een "artikelgewijze toelichting".

Boek over "besturen als spel"

Binnenkort breng ik een boek uit voor bestuursleden van stichtingen en verenigingen. Het staat vol met oplossingen voor grote en kleine problemen. Ik benader het besturen op strategisch, tactisch, operationeel, technisch en praktisch niveau. Het bovenstaande is een voorbeeld van een probleem dat technisch wordt opgelost.

De grote lijn is dat ik het besturen zie als een spel, met een doel, regels (de wet, de statuten, enz.), spelers, systemen (als het systeem Ecol in het kaartspelletje Bridge), de spelmaterialen (het pak kaarten) en de wedstrijden (case studies, voorbeelden uit de praktijk).

Een spel beoefen je omdat je het leuk vindt. Ik denk dat het goed is als bestuursleden het bestuurswerk ook leuk vinden.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van de komende ontwikkelingen rond dit boek, geeft u uw e-mailadres dan hier even op. Ik kan u dan nog benaderen met een vraag en ik bied u het boek tegen een voorintekenprijs aan.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails. (U komt in een andere adreslijst dan die over het boek.)

In januari 2019 is het bloggen erbij ingeschoten. Ik wil dit goedmaken door in februari nog met een tweede blog-post te komen. Dit is die tweede blog-post.

________________

') vastlegt in de zin van registreert; niet: voorschrijft.