Dus u zit al een paar jaar in het bestuur. Eigenlijk heeft u het wel een beetje gezien en wilt u weer eens iets anders doen. Alleen: wie wil het stokje van u overnemen?

Heel eenvoudig: niemand.

Dus blijft u aan. Het is tenslotte zonde om de resultaten van al het werk dat u in de vereniging heeft gestoken, naar de verfloddering te zien gaan omdat niemand eraan trekt. En u heeft hart voor de club, daarom wilt u de leden niet het mes op de keel zetten.

En zo blijft u maar weer een jaartje langer in functie.

Herkent u het?

Het is een veelgehoorde klacht. Vroeger stonden de mensen te dringen om in het bestuur te komen; er waren bestuursverkiezingen nodig!

Maar tegenwoordig ... Geen tijd, geen tijd, geen tijd! Iedereen zit uren in de file. Eén avond in de week sporten kan er nog nét af, maar er zijn zoveel andere zaken die tijd kosten. Het gezin, de kinderen - vergeet de TV niet.

"Nee, hoor. Ik heb geen tijd voor een bestuursfunctie," zeggen uw leden desgevraagd.

"Tijd héb je niet, die máák je," zei de grootmoeder van mijn mede-auteur (van het boek Het besturen van stichtingen en verenigingen, Peter Kooijman).

Het is een kwestie van prioriteiten, een kwestie van kiezen.

Uw taak is dus, hun keus te laten vallen op bestuurswerk.

Wat mensen weten van bestuurswerk is gewoonlijk dat het een hoop tijd kost, dat er vergaderd wordt - over saaie onderwerpen, en dat bestuursleden ook nog aansprakelijk gesteld kunnen worden  - maar waarvoor blijft in het vage.

En wat krijgen bestuursleden ervoor terug? Een boek of een fles wijn bij hun aftreden. Geweldig!

Vraagt u maar eens aan uw leden of ik gelijk heb.

Nu vraag ik u: Hebben de leden gelijk? Is dit beeld juist? Is het volledig?

Ik geloof best dat het beeld juist is, althans bij veel verenigingen. Maar of het volledig is ... Zit er verder niets in waar u enige voldoening, enig plezier, aan ontleent? Of doet u het alleen nog uit plichtsbesef? In dit laatste geval zou ik er op een nette manier mee stoppen. Daar besteed ik binnenkort een blog-post aan.

Ik borduur hier verder op dat u inderdaad enig plezier, enige voldoening, ontleent aan uw bestuurslidmaatschap.

Dus het beeld dat leden hebben van het bestuurswerk is onvolledig? Er zitten wél aantrekkelijke kanten aan?

Ik zou zeggen: laat dat dan eens blijken aan de leden! En dan niet één keer, terloops, in een 1-op-1-gesprek, maar vaak, systematisch, aan alle leden.

U biedt een tijdbesteding (bestuurswerk) aan aan uw leden. U bent in concurrentie met heel veel andere mogelijke tijdbestedingen.

En wat doet u als u in concurrentie aast op de gunst van mensen in uw doelgroep? Juist: u maakt reclame. Iets breder: u doet aan marketing.

Marketing

U gaat dus marketing doen voor bestuursfuncties.

Ik neem aan dat dit idee nieuw voor u is. Daarom hieronder enkele suggesties.

(Ik volg de aanbevelingen van Kotler in zijn boek Marketing management.)

"Producten"

Als vereniging heeft u behoefte aan mensen in diverse functies. Wat u aanbiedt zijn vacatures voor deze functies. In marketing-termen is dit uw "generieke product".

Binnen dit generieke product (vacatures) kunt u heel verschillende vacatures onderscheiden, bijvoorbeeld voor doeners / denkers / managers / leiders, met lange / korte duur van de inzet en al dan niet specialistische kennis vergend (penningmeester, webmaster, trainer, ...).

Bijvoorbeeld

Wanneer u nu een commissie wil vormen bedenkt u welke vacatures, of welke kansen of mogelijkheden, u de leden kunt aanbieden. Stel dat u voor een commissie van drie, vier mensen een manager of leider, een denker en een of twee doeners de ideale samenstelling lijkt. Noteert u per vacature zoveel mogelijk gegevens. Hoe lang is de verwachte inzet? Is er specifieke kennis nodig? Hoe meer details, hoe beter.

Markt

U biedt deze vacatures aan aan uw leden. Deze leden vormen uw "markt".

Gewoonlijk is het ledenbestand, uw markt, niet homogeen. U kunt allerlei onderscheid maken: mannen / vrouwen, jeugd / volwassenen, topsporters / breedtesporters, enzovoort.

Marktsegmenten

In verband met het bekleden van functies is relevant hoeveel concurrentie er is vanuit andere tijdsbestedingen. In dit verband is misschien het onderscheid thuiswonend / zelfstandig / geen kinderen / met kinderen / empty-nester relevant.

Aan de hand van zo'n relevant verschil kunt u uw markt "segmenteren", verdelen in marktsegmenten.

PMC's

De volgende stap is dat u product-markt-combinaties maakt. Dit is eigenlijk een onbenullige activiteit: maak een tabel met bovenaan de namen van de soorten vacatures en links de namen van de marktsegmenten. De vakjes in de tabel zijn uw product-markt-combinaties of PMC's. Zie het voorbeeld hieronder:

  manager / leider denker doener
thuiswonend      
zelfstandig   x x
geen kinderen   x x
met kinderen      
empty-nester x x  

Dan is de volgende stap dat u onderzoekt, welke PMC's de meeste kansen bieden, dus in welke marktsegmenten u welke vacatures gaat uitzetten. Zet u kruisjes in de meest kansrijke vakjes. (Zie boven.)

Marketing mix

En nu komt het: nu gaat u een "marketing mix" bedenken voor elke PMC. De marketing mix is een beschrijving van hoe u het "product", deze vacature, aanbiedt aan dit ene marktsegment. In de literatuur bestond de marketing mix uit vier onderdelen: het product zelf, de prijs, de plaats (en tijd) waar men het kon krijgen en de "promotie" ofwel de reclame ervoor. Zie deze opsomming (de 4 P's) als een geheugensteuntje.

De vier P's

Vertaald naar een vacature voor een functie binnen een vereniging zou dit kunnen zijn:

  • het product, wat de klant krijgt: de functie en alles wat er omheen zit
  • de prijs, wat de klant ervoor moet overhebben: zijn tijd en moeite, kennis en ervaring, ambitie en eerzucht, en werklust en dienstbaarheid
  • de plaats en tijd: hoe vaak de klant waar moet zijn, lokaal of nationaal, wekelijks of een keer in het jaar
  • de promotie: hoe we de vacature in DIT marktsegment onder de aandacht brengen.

Bedenk wat de klant, uw lid, allemaal mee kan maken in deze functie; dit vanuit het enkele bekleden van de functie, maar ook vanuit wat het bij de functie behorende netwerk meebrengt. Wat kunt u hier als bestuur nog aan toevoegen? Aandacht, belangstelling, advies, sturing, en vooral: waardering.

De prijs is wat u van de klant verwacht. In dit voorbeeld geven de taak van de commissie en de naam van de functie waarvoor u een vacature heeft, voldoende houvast. Verder vullen de leden van de commissie al doende de taakverdeling in; dat hoeft u niet te doen.

De plaats en tijd waarop de klant zijn functie kan uitoefenen - soms ligt dit vast, soms bepalen de leden van de commissie dit in onderling overleg. Geef een indicatie.

Promotie

De promotie is hoe u de mensen in uw doelgroep, in dit of deze paar marktsegmenten, wil benaderen. Spreekt u daarbij zoveel mogelijk de taal van uw doelgroep en appelleert u aan wat déze mensen raakt.

U kunt leden hiervoor individueel benaderen: per brief (op papier, in een envelop, met een postzegel erop), per e-mail en tenslotte: in een gesprek onder vier ogen. Maar dit doet u pas aan het eind van het traject.

Eerst moet u de geesten rijp maken. Dit doet u met massa-media.

Media-mix

Gewoonlijk heeft u hiervoor beschikbaar: uw eigen website, uw e-nieuwsbrief en uw (papieren) verenigingsblad, maar ook wanneer u een aantal leden op een bijeenkomst toespreekt. Hoe u deze "media" inzet is uw media-mix.

In uw media-mix geeft u aan wát voor boodschap u via elk medium de wereld in wil sturen. In de publicatiekalender geeft u aan wannéér u welke boodschap wil verspreiden.

Publicatiekalender

Media hebben gewoonlijk verschijningsdata die lang tevoren zijn afgesproken. Bij die verschijningsdata horen uiterste inlevermomenten van de kopij. De inlevermomenten kunnen uren tot weken voor de verschijningsdatum liggen.

Het kan best zijn dat uw vereniging alleen beschikt over de media Eigen website en Toespraak tot de leden. In dat geval heeft u een heel eenvoudige publicatiekalender.

Niettemin is een publicatiekalender een prima hulpmiddel om een boodschap vaak en systematisch aan alle leden over te brengen. Het is een geheugensteun.

Herhalen, herhalen, herhalen

Wanneer u iets eenmaal zegt of schrijft, ontgaat het veel leden. Zien zij de boodschap in de loop van enkele weken in verschillende media en horen zij hem ook nog eens op verschillende momenten - steeds in iets andere bewoordingen - dan dringt de boodschap door.

Daar gaat het om.

Pas wanneer de leden geloven dat een bestuurslidmaatschap of lidmaatschap van een commissie, ook leuke kanten heeft, zullen zij interesse krijgen en "ja" zeggen als u ze voor een functie benadert.

De toekomst

De tijden dat mensen stonden te dringen om in het bestuur te komen, zijn nog lang niet terug. Op een vergadering vragen wie er belangstelling heeft, werkt dus niet. Daarom  zult u de mensen op een of andere manier persoonlijk moeten benaderen.

In dit blog heb ik hier eerder over geschreven: https://www.karelvanzanten.nl/blog/stichtingen-en-verenigingen/hoe-vindt-u-een-opvolger.

Daar schreef ik onder meer: "Mensen willen wel gevraagd worden, maar ze willen niet overvallen worden. U moet het [het benaderen] dus inleiden." 

Het bovenstaande verhaal is een uitwerking van stap 3: Laat merken dat bestuurswerk aantrekkelijk is, in deze blog-post.

Wanneer u mensen benadert na zo'n campagne, overvalt u ze zeker niet.

Misschien zitten er wel mensen te wachten tot u ze benadert. Als dit niet gebeurt voelen ze zich overgeslagen ... Kijk, als u zó ver bent kunt u op een vergadering vragen: "Wie van u wil er ..."

Dát is nou prettig besturen.