Een sneak preview

Hieronder volgt de concept-tekst van een hoofdstuk in mijn komende boek over het besturen van stichtingen en verenigingen.

Over e-mail

Iedereen gebruikt tegenwoordig e-mail, dus ook ieder bestuurslid. Vaak gaat dit nog hap-snap. Een organisatie gebruikt e-mailadressen met namen als info, bestuur, voorzitter, secretaris enzovoort. Soms gebruiken bestuursleden hun privé-e-mailadres of hun zakelijk e-mailadres. Dit leidt ertoe dat de communicatie met de organsatie (stichting of vereniging) via diverse routes loopt. Hier kleven enkele bezwaren aan:

  • niet alle correspondentie komt bij alle relevante bestuursleden terecht
  • een deel van de correspondentie loopt (geheel) buiten het bestuur om
  • niet alle berichten komen op een centrale plaats waardoor er een onvolledig archief ontstaat.

Dit is meestal niet erg, maar wanneer er een conflict ontstaat (intern of met een derde) verzwakt dit de positie van uw organisatie. Uw organisatie neemt zo een risico

U kunt dit risico beperken en dit is niet moeilijk. Daarvoor moet u wel wat veranderen.

Verandering is het product van onvrede, visie en doen. (Verandering = onvrede x visie x doen) Een product, want als een van deze drie factoren nul is is er ook geen verandering.

Hieronder ga ik op elk van deze drie factoren (onvrede, visie en doen) in.

Onvrede

Hierboven las u al dat organisaties hun e-mail vaak niet optimaal verwerken. Dat is het begin van onvrede. Wilt u dat dit verandert - verbetert! - dan zult u een visie, een ideaalbeeld,  een doel om naar  te streven, willen hebben en gaat u daarna die visie verwerkelijken.

Hieronder eerst de visie, dan iets over de mogelijkheden van e-mailsystemen, en tenslotte aan het werk: wat zou u zoal moeten doen om die visie te realiseren.

Visie

Visie ontwikkelen is vaak niet zo moeilijk: draai alles wat u dwarszit, om en puzzel dan wat om er een samenhangend geheel van te maken. Wat e-mail betreft zou u willen dat:

  • alle correspondentie met de organisatie en/of het bestuur op één e-mailadres binnenkomt
  • alle in- en uitgaande e-mails worden opgeslagen in een e-mailarchief.

Wat het communiceren van uw bestuur betreft, zou u willen dat:

  • de secretaris berichten naar de relevante bestuursleden doorstuurt, of: de binnengekomen e-mail automatisch bij alle bestuursleden terechtkomt
  • de secretaris (en voor het geval hij afwezig is: één ander bestuurslid) namens het bestuur vanaf dit ene e-mailadres berichten kan versturen.

Dit biedt derden en eigen leden duidelijkheid:

  • het bestuur heeft één enkel contactadres en reageert (als bestuur) vanaf dit ene adres. Er is dus een single point of contact (SPOC)
  • het bestuur spreekt met één stem / schrijft met één hand.

Dit principe kunt u aanhouden voor ieder orgaan van uw organisatie. Organen zijn bij een vereniging: de algemene vergadering, het bestuur, de kascommissie en alle andere commissies en speciale functionarissen.

Omdat organen soms worden ontbonden maar het e-mailadres ervan nog lang kan rondzingen en mensen er berichten naartoe sturen, nog een finesse:

  • vang alle verkeerd geadresseerde of aan een niet meer bestaand e-mail geadresseerde, berichten op in een vangnet
  • de secretaris (en de webmaster?) heeft toegang tot de berichten in dit vangnet en handelt deze berichten af zoals hem goeddunkt.

Samengevat:

  • de organisatie heeft een eigen e-mailadres
  • ieder orgaan heeft een eigen e-mailadres
  • ieder adres heeft een primaire en een secundaire eigenaar; zij kunnen die hier ontvangen berichten lezen en kunnenvanaf dit adres berichten verzenden
  • er is een vangnet voor e-mails aan niet-bestaande adressen
  • er is een centraal e-mailarchief.

Pas op

Dit klinkt mooi, maar er zijn twee bezwaren die deze visie torpederen:

  1. luiheid: het is gemakkelijker om te blijven werken zoals u altijd al deed
  2. politiek: Kennis is macht: de oude manier van werken geeft sommige bestuursleden een informatie-voorsprong, of zelfs een informatie-monopolie. Zij hebben er geen baat bij dit voordeel af te staan.

Als de visie niet gedeeld wordt door het hele bestuur is er geen visie en verandert er niets.

Verandering is het product van onvrede, visie en doen. Wat u kunt doen hangt af van de technische mogelijkheden van e-mailsystemen. Daarom eerst iets over deze mogelijkheden.

Mogelijkheden van e-mail-systemen

De essentie van e-mail is dat u een electronische brief (e-mail) kunt sturen aan een ander. Daarvoor heeft u nodig:

  • een computer (of tablet of telefoon)
  • een verbinding met Internet
  • een overeenkomst met een Internet-provider
  • een programma voor het versturen en ophalen van e-mailberichten, de mail-client
  • het "adres" van degene aan wie u het bericht wil sturen.

Uw bericht gaat, gecodeerd in electronische signalen, over draadjes van uw computer naar de computer van uw provider. Daar vangt een mail-server uw bericht op. Deze server zoekt aan de hand van het bestemmingsadres de computer op van de provider van de geadresseerde en stuurt het bericht daarheen door.

Het is aan de geadresseerde om voor hem bestemde berichten op te halen. Vaak is dit ophalen geautomatiseerd: bij aanzetten van de computer gaat de mail-client meteen alle klaarstaande berichten ophalen en daarna kijkt hij automatisch om de zoveel minuten of er nieuwe berichten op de server zijn binnengekomen. (Dit is allemaal in te stellen.)

E-mailaccount

Iemand die e-mails wil kunnen verzenden en ontvangen, heeft bij een mail-server een "account". Bekende providers zijn gmail.com, kpn-planet.nl, xs4all.nl en home.nl. Behalve providers kunnen ook organisaties een eigen mail-server hebben. Deze organisaties hebben bij een "hosting-provider" een abonnement voor het "hosten" (gastvrijheid verlenen) van een of meer "domeinen". Zo'n domein heeft een naam, de "universal resource identifier" (URI, oude naam: universal resource locator, URL). Eigenlijk bestaat de URI uit twee delen: de domeinn aam en de top level domain-naam (TLD), met ertussen een punt. Bekende URI's zijn kpn.com, hcc.nl, abnamro.nl en google.com. Maar ook uw lokale vereniging kan een URI hebben; die van mijn oude atletiekvereniging is bijvoorbeeld: avgoor.nl.

In zo'n domein zit bijna altijd ook een mail-server. Als gezegd: mensen kunnen bij een mail-server een account hebben. Pas dan kunt u ze een e-mailbericht sturen.

Deze account heeft een identificatie of ID, vaak een code, bijvoorbeeld de eerste drie letters van de achternaam, gevolgd door vijf cijfers. Deze "account-ID" krijgt u van de beheerders van de betreffende mail-server. U kunt uw bericht sturen aan het account. U gebruikt dan als e-mailadres de account-ID en de naam van het domein waar zijn server staat, met elkaar verbonden door een @ (apestaart, in het Amerikaans: commercial at of gewoon at).

Alias

Dit is echter geen gemakkelijk te onthouden e-mailadres. Daarom heeft men bedacht dat een e-mailaccount ook een "alias" kan hebben. Dit is zeg maar een roepnaam. Net als iemand volgens de burgerlijke stand Johannes kan heten, maar Jan of Hans genoemd wordt. Zelf heet ik Karel, maar in bepaalde kringen luister ik ook naar de naam Klaas. Jan, Hans en Klaas zijn aliassen.

En waarom dan maar één alias? Technisch is er daarom geen beperking op het aantal aliassen dat u aan een e-mailaccount koppelt.

U kunt nu het account XYX0001 bij uw organisatie (e-mailadres: xyz0001@uworganisatie.nl) vriendelijke aliassen geven, bijvoorbeeld: info, algemeen, bestuur en secretaris. Dit levert de volgende e-mailadressen op: info@uworganisatie.nl, algemeen@uworganisatie.nl, bestuur@uworganisatie.nl en secretatis@uworganisatie.nl.

Ieder bericht dat naar een van deze vier e-mailadressen wordt gestuurd, komt terecht in de mail-box van account XYZ0001. Bingo! U heeft een SPOC.

Maar...

Het  systeem account-ID en alias is nuttig wanneer een provider een groot aantal accounts heeft. Voor veel stichtingen en verenigingen met een eigen Internet-domein is een klein aantal accounts voldoende. Providers beperken voor deze domeinen vaak de mogelijkheden van de mail-server, in de zin dat er geen aliassen zijn toegestaan.

Gebruikers moeten het dan doen met account-IDs die goed bruikbaar zijn in e-mailadressen, bijvoorbeeld: info, kascommissie, tc (technische commissie) en dergelijke.

Doorsturen

U kunt de server binnengekomen berichten laten doorsturen naar een of meer andere adressen. Deze hoeven overigens niet tot het eigen domein te behoren. Zo kunt u dus alle berichten die op het adres bestuur@uworganisatie.nl binnenkomt, automatisch laten doorsturen naar de privé-e-mailadressen van alle bestuursleden.

Met deze functie kunt u een alias simuleren door alle e-mail die op een bepaald adres binnenkomt, automatisch door te laten sturen naar een ander, bijvoorbeeld: alles wat op info@uworganisatie.nl binnenkomt gaat rechtstreeks door naar bestuur@uworganisatie.nl. Evenzo kunt u algemeen@uworganisatie.nl doorsturen naar bestuur@uworganisatie.nl. Op deze manier heeft u practisch gesproken het adres bestuur@uworganisatie.nl twee aliassen gegeven: info@uworganisatie.nl en algemeen@uworganisatie.nl.

Met deze functie kunt u ook alle op een adres ontvangen berichten doorsturen naar een archief-mailbox, bijvoorbeeld archief2018@uworganisatie.nl. Waarom dit jaartal in het e-mailadres? Wettelijk moet u belangrijke correspondentie tenminste zeven jaren bewaren. Maar weet u van tevoren of een document belangrijk wordt? Dus bewaart u gemakshalve maar álle documenten. Zo'n archief-mailbox bevat enorm veel berichten en neemt dus veel opslagruimte. Door deze berichten na verloop van ruim zeven jaar te verwijderen houdt u het ruimtebeslag binnen de perken. Nog twee opmerkingen:

  1. maak alleen de webmaster eigenaar van deze archief-accounts. In noodgevallen kunt u hem vragen om bepaalde verwijderde of onvindbare berichten op te halen
  2. om te voorkomen dat grappenmakers een bericht gaan sturen aan archief2018@uworganisatie.nl (een goed te onthouden e-mailadres) kunt u de naam moeilijk maken door er een reeks willekeurig gekozen tekens achter te plakken, bijvoorbeeld zo: archief2018-1o98we!19sye#ffn;oiw@uworganisatie.nl.

Catch-all

Heel handig is de catch-all-mogelijkheid: alle op uw domein ontvangen e-mails die bestemd zijn voor een niet, of niet meer, bestaand adres, stuurt de server door naar een door u op te geven e-mailadres, bijvoorbeeld vangnet@uworganisatie.nl. Een gebruiker kan een typfout maken (tk in plaats van tc) of kan een vervallen adres gebruiken. Zo'n binnengekomen e-mail komt terecht in het vangnet; uw organisatie kan er iets mee doen en de afzender krijgt géén bounce.

Niet gebruiken

Servers bieden nog functies als mailing list, auto-responder en out-of-office-meldingen. De mailing list werkt alleen binnen het eigen domein; berichten naar adressen buiten het eigen domein komen niet meer door de overal aanwezige spamfilters heen. Auto-responders gaan pingpongen met andere auto-responders. Ze vreten bandbreedte en geheugenruimte zonder iets toe te voegen. Out-of-office-meldingen (ook wel vacantiemeldingen) moet u niet gebruiken want u maakt u kwetsbaar voor inbrekers.

Organisatie

Het bovenstaande is een opsomming van enkele, maar lang niet alle, mogelijkheden die een mail-server biedt. Niet iedereen voelt zich aangetrokken tot het werken met zo'n server. Het is een beetje een specialisme. Behandel het dan ook als zodanig: zoek iemand die de rol van webmaster wil vervullen. Hij zou in die rol gaan over het verstrekken en innemen van e-mailadressen en het verstrekken van wachtwoorden aan gebruikers van die e-mailadressen.

Hij zou ook de wachtwoorden van het eigen domein kunnen beheren ten behoeve van een eventuele webredactie: de mensen die de website van uw organisatie actueel houden.

Doen

Na onvrede, visie en enige kennis van de mogelijkheden, nu het doen. Ik splits dit in inrichten en verrichten. (Het richten is gebeurd bij het ontwikkelen van een visie.)

Hoe gebruikt u dit alles nu? Eerst het inrichten:

  1. stel een webmaster aan: iemand die het technisch beheer voert over de account van uw organisatie bij haar Internet-provider. De taken van deze webmaster zijn vooral het verschaffen van e-mailadressen aan organen en de SPOC van dat orgaan en zijn plaatsvervanger
  2. creëer een e-mailadres voor ieder orgaan van uw organisatie
  3. creëer aliassen voorzover nuttig, bijvoorbeeld: info en algemeen als aliassen voor bestuur. Simuleer dit zo nodig door middel van de doorstuur-functie
  4. stuur op het adres van een orgaan binnengkoomen berichten door naar alle leden van dit orgaan (met uitzondering van het orgaan Algemene vergadering want dat zouden alle leden zijn) en naar het archief
  5. maak een catch-all-adres (vangnet@uworganisatie.nl)
  6. stuur alle in het vangnet ontvangen berichten door naar de webmaster, de secretaris en het archief. Naar de webmaster zodat hij voor veel gemaakte fouten (alv in plaats van av, kk i.p.v. kc, enz.) een alias kan instellen; naar de secretaris om er inhoudelijk op te reageren.

De figuur boven deze blog-post geeft de essentie van deze opzet weer.

Legenda

Van boven naar beneden:

symbool voor afgescheurd papier - e-mailbericht

klein gekleurd rondje - e-mailadres

X-vormig figuur - mail-server die berichten verzamelt en doorstuurt

smiley - bestuurslid of lid van een orgaan; slechts één van hen kan e-mails versturen

drie over elkaar getekende e-mailberichten - e-mailarchief

En nu het gebruik, het verrichten.

  • Vermijd, vanaf een persoonlijk e-mailadres naar de afzender te reageren op een bericht dat op het adres van een orgaan is binnengekomen; laat de SPOC van dit orgaan de reactie versturen.
  • Kan het niet anders dan vanaf een privé-adres te reageren, stuur dan een copie van deze reactie naar het e-mailadres van dit orgaan
  • Maak ieder jaar een nieuwe archief-mailbox aan en pas de doorsturingen hierop aan; verwijder archief-mailboxen die ouder zijn dan zeven jaar.

In Rusland krijgen sommige documenten het stempel "eeuwig bewaren". Voor e-mails zou u daartoe een mailbox eeuwigarchief@uworganisatie.nl kunnen aanmaken. Of u een e-mailbericht "eeuwig" wil bewaren is een menselijke beslissing - die kunt u niet automatiseren. Maar dit valt buiten het bestek van deze blog-post.

Tenslotte

Het bovenstaande is niet bedoeld als een voorschrift. Zo kán het, maar zo hoeft het niet. Het is een idee waar u een eigen draai aan kunt geven.

Van Ben Tiggelaar heb ik de wijsheid "Gedrag is de zwakke schakel tussen plannen en resultaten." Voor het beïnvloeden van gedrag zijn technieken. Daar kom ik in een latere blog-post graag op terug.

Tot zover de concept-tekst.

Heeft u bij uw organisatie een andere opzet die uitstekend functioneert, kom er dan vooral niet aan. Sterker nog: vertel mij hoe deze opzet eruit ziet. Daarvoor kunt u me een e-mail sturen (info@karelvanzanten.nl) of een commentaar geven op deze blog-post.

Over het boek

In de vorige blog-post, die van augustus, getiteld Bestuurslid? Doe niet zo serieus!, schetste ik een analogie tussen het beoefenen van een sport of spel en het besturen van een stichting of vereniging. Daar kondigde ik ook het nieuwe boek aan.

Op deze website  kunt u al iets over dit boek zien. De werktitel is "Systematisch besturen" maar die wordt anders.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen rond het nieuwe boek, geeft u dan hier even uw e-mail-adres op. Alleen het adres - geen naam of ander persoonsgegeven. Ik stuur u dan af en toe een e-mail over mijn vorderingen. Onderin iedere zulke e-mail staat een link waarmee u uw e-mailadres meteen uit deze adreslijst verwijdert.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails. (Dit is een andere adreslijst dan die over het te verschijnen boek.)