Spookleden zijn mensen die op de ledenlijst staan, die een contributienota krijgen, maar deze niet betalen en ook nooit deelnemen aan enige activiteit van de vereniging. Mocht iemand eens langsgaan bij het laatst bekende adres van zo'n lid dan blijkt dat hij al lang met onbekende bestemming is vertrokken.

Schorsen en royeren kan niet.

Wat te doen?

 

Wat heeft u aan spookleden?

Niets? Was het maar waar! Allereerst telt uw ledenlijst meer namen dan u leden heeft - mensen die meedraaien in uw vereniging en die hun contributie betalen. Dit is bedrieglijk. Gaat u met dit nominale ledental bij adverteerders langs dan spiegelt u hen een te groot bereik voor hun uitingen voor. 

Ten tweede nemen de contributievorderingen op deze spookleden van jaar tot jaar toe - u stuurt ze immers elk jaar een nieuwe contributienota. U weet echter dat deze vorderingen nooit zullen worden betaald. Het effect is dat de vereniging rijker lijkt dan ze is.

U heeft dus gewoon last van spookleden.

 

Dus?

Dus kunt u maar het beste zo snel mogelijk van deze spookleden af zijn.

 

Maar hoe?

Veel besturen menen dat het lidmaatschap eindigt bij overlijden, door opzegging en door royement. Een lid dat niet opzegt blijft dus lid. Schorsen en royeren is echter niet zo gemakkelijk: daarvan moet het lid in kennis gesteld worden - en dat gaat niet.

Opzeggen door het lid zelf gebeurt niet. Schorsen en royeren kan niet. Wat nu?

Ik ken een vereniging waar ze dit indertijd hebben opgelost door statutair te regelen dat het lidmaatschap van alle leden automatisch eindigt tegen het einde van het boekjaar.

Dit is een kromme oplossing, al was het maar omdat er dan ook geen bestuur meer is. Het moet dus anders - en dat kan.

 

Oplossing

Lees er de wet maar op na: "De vereniging kan het lidmaatschap opzeggen (...) wanneer redelijkerwijs niet van de vereniging gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren."

Burgerlijk wetboek, boek 2 Rechtspersonen, artikel 35 lid 2 (zie www.wetten.nl).

Het bestuur kan zelf het lidmaatschap van spookleden beëindigen!

 

Hoe doe je dat precies?

Allereerst moet het bestuur weten wie de spookleden zijn. Het gemakkelijkst is het dat de secretaris de penningmeester een actuele en volledige ledenlijst geeft, waarna de laatste nagaat op welke leden een hoe grote contributievordering openstaat.

De penningmeester verzamelt de namen van de spookleden en hun uitstaande schulden in een lijst (een Excel-spreadsheet?).

In het bestuur loopt men deze lijst langs en als de lijst akkoord is, "besluit" het bestuur om

  1. het lidmaatschap van de genoemde leden te beëindigen per het einde van het verenigingsjaar en
  2. de contributievordering à het totaalbedrag van alle contributieschulden op de lijst, af te schrijven.

Dit is een besluit met een financiële impact van mogelijk honderden Euro's. Zo'n besluit vergt enige zorgvuldigheid. Het bestuur stelt het besluit daarom altijd op schrift, houdt het origineel van dit besluit in zijn archief en geeft er een duplicaat van aan de penningmeester. De penningmeester verwerkt het besluit als een normaal boekingsstuk  in zijn financiële administratie. De lijst met namen en schulden hoort als bijlage bij het besluit.