Toestanden!

Zo ging het al jaaaren

Een vereniging had de gewoonte om de jaarvergadering ergens in november te houden. Moet kunnen, toch? Alleen hun boekjaar (verenigingsjaar) begon op 1 januari. De jaarvergadering werd dus gehouden tegen de tijd dat het volgende verenigingsjaar alweer bijna voorbij was.

Nou is de jaarvergadering de gelegenheid waarbij het bestuur verantwoording aflegt over het gevoerde beleid. De leden kunnen daar vragen over stellen en het bestuur kan zaken uitleggen. Het idee van verantwoording afleggen is dat de leden ook het beleid kunnen bijsturen. Veel verenigingen bespreken dan ook de begroting voor het inmiddels lopende jaar. Dat was hier niet de gewoonte want dat lopende jaar was toch al zo ongeveer voorbij.

Daarom stelt de wet dan ook dat de jaarvergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gehouden moet worden. Uitstellen mag, maar dat uitstel moet op een ledenvergadering worden verleend. Er werd echter nooit om gevraagd en het werd niet verleend.

De vereniging sudderde zo voort, niets aan de hand.

Spanning

Tot er een secretaris werd benoemd die niet goed door een deur kon met de zittende penningmeester. De communicatie tussen hen stokte, met als gevolg dat de penningmeester de aanmeldingen van nieuwe leden niet meer doorkreeg en deze nieuwe leden dus ook geen contributienota stuurde.

Meningsverschillen binnen het bestuur leidden tot tussentijds aftreden van de secretaris, maar toen kreeg de penningmeester de ontbrekende gegevens helemaal niet meer in handen.

Zelfs dat zou geen ramp zijn geweest, als er niet toevallig een kascommissie kwam die ook de inkomstenkant onder de loep naam. De penningmeester in kwestie leek de constatering van de kascommissie dat hier iets niet goed was gegaan, persoonlijk op te vatten in plaats van zakelijk.

Explosie

Nou controleert de kascommissie de jaarstukken die het bestuur aan de leden voor wil leggen. Klopt er iets niet in het gevoerde beleid dan is het aan het bestuur om dit recht te zetten en in het vervolg te voorkomen. Een nieuw benoemde secretaris kon het verleden  echter niet naar zijn hand zetten.

Hier wreekte zich het feit dat de jaarvergadering zo laat in het jaar werd gehouden: het was eigenlijk al te laat om maatregelen te nemen.

Maar de kascommissie had lont geroken en was bij de volgende controle extra scherp op het punt van contributie-inning. De penningmeester reageerde met een woedende e-mail waarin hij mededeelde dat hij zijn functie per direct neerlegde en enkele regels later dat hij zijn lidmaatschap opzegde.

De rust keert weer

Penningmeester of niet, er lagen financiële stukken en de kascommissie kon deze controleren. Het bestuur reageerde constructief op vragen en opmerkingen - heel rustig en zonder emotie. De kascommissie rapporteerde aan de algemene vergadering en deze benoemde een nieuwe penningmeester.

Zo kwam alles weer op zijn pootjes terecht.

Was dit alles nou nodig?

Zoals Emile Ratelband ooit zei: "Ieder heeft zijn eigen waarheid." Het verhaal hierboven is bovendien heel beknopt en laat dus veel details weg. Dat mag want het is geen wetenschappelijk of juridisch betoog. Doel is, een conclusie te trekken waar u hopelijk iets aan heeft.

Terug naar de vraag: was dit alles nou nodig? Of anders gesteld: moest dat nou zo?

Had het anders gekund? Natuurlijk, bijvoorbeeld:

De penningmeester had de constatering van de kascommissie niet persoonlijk op hoeven vatten. Dat er iets was foutgegaan was een zaak van het bestuur. Hij kwam er met de secretaris niet uit, maar de voorzitter greep niet in. (Het was een driemansbestuur.)

De kascommissie had wat minder diepgaand kunnen controleren. Meestal werd gecontroleerd of alle facturen waren betaald en of er alleen was betaald op basis van een factuur, en of bedragen op de juiste rekening waren geboekt - of de boekhouding klopte, dus. Nou werd deze met behulp van een pakket gevoerd en deze controle was snel gedaan. Maar een verbandcontrole - de ledenlijst tegen de contributienota's aanhouden - die was nieuw en zo werd het manco gevonden. De kascommissie verwijten dat ze ergens vragen over stelt, leidt niet tot verbetering - toezeggen om met het bestuur maatregelen te nemen, wel.

In het jaar na de eerste controle had het bestuur kunnen proberen de situatie te verbeteren. Alleen was het jaar al ver gevorderd - eigenlijk te ver. Belangrijkste les hieruit is: houd de jaarvergadering zo kort mogelijk na het einde van het verenigingsjaar! Dan kan het bestuur nog in het lopende jaar corrigerende maatregelen te nemen, mocht de kascommissie opmerkingen hebben. Bovendien geeft het de leden de mogelijkheid om het beleid bij te sturen. Dat is de kern van wat men noemt verenigingsdemocratie.

Boek

Vorige keer schreef ik dat ik een boek ga uitbrengen: "Binnenkort breng ik een boek uit voor bestuursleden van stichtingen en verenigingen. Het staat vol met oplossingen voor grote en kleine problemen. Ik benader het besturen op strategisch, tactisch, operationeel, technisch en praktisch niveau."

Het zou een vrij dik boek worden. Dikke boeken worden echter zelden gelezen. Boeken tot zeg 80 pagina's worden nog wel gelezen, maar veel dikker moet het niet worden.

Daarom ga ik enkele dunne boekjes uitbrengen. Het eerste gaat over vergaderen - in het bijzonder in bestuurs- of commissieverband. Gaat u fluitend naar de bestuursvergadering toe? Het tweede over het activeren van leden, kadervorming en het kweken van potentiële opvolgers.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van de komende ontwikkelingen rond dit boek, geeft u uw e-mailadres dan hier even op. Ik kan u dan nog benaderen met een vraag en ik bied u het boek tegen een voorintekenprijs aan.

Over dit blog

Elke maand, op de eerste of tweede dinsdag van de maand, publiceer ik een nieuw artikel, meestal naar aanleiding van een recent gesprek met een bestuurslid. Ik stuur hierover tegelijk een korte e-mail naar belangstellenden.

Geef u hier op voor deze korte e-mails. (U komt in een andere adreslijst dan die over het boek.)