De kas is leeg

Veni, vidi, foetsie

(Met dank aan Joris Goedbloed, een karakter van Marten Toonder in de Panda-reeks.)

Hij dacht: "Ik kwam, ik zag (het geld) en wég was ik (met het geld)." En wéér is er een penningmeester met het geld vandoor.

Het staat zo vaak in de krant

  • 2017 - penningmeester huurdersvereniging verdwenen met het geld
  • 2016 - penningmeester van kerkgenootschap Noorse broeders - EUR 8.000.000
  • 2015 - penningmeester rijvereniging De Lutte - EUR 30.000

Dat mensen er met het geld vandoor gaan is van alle tijden

  • 1996 - penningmeester Labradorvereniging - NLG 200.000 (over 10 jaar)
  • 1995 - penningmeester HCC-afdeling Venlo - NLG 10.000
  • 1994 - provinciale Utrechtse stichting tot bestrijding der TBC - NLG 700.000

Zonder in de psychologie van penningmeesters te duiken: het komt te vaak voor dat een penningmeester geen weerstand kan bieden aan de verleiding en zich het geld toe-eigent.

Als iedereen weet dat dit soort zaken gebeurt, dan weet u als bestuurslid ook dat het in uw eigen bestuur kan gebeuren. Als het uw bestuur dan een keer overkomt mogen de leden u terecht vragen: "Wat heeft het bestuur gedaan om de kans hierop te beperken?"

Het probleem

Het probleem is: U wéét wel dat het gebeurt maar u weet niet wat u ertegen zou kunnen doen. Welnu, daar gaat deze blog-post over.

Het gaat om dingen doen: maatregelen nemen. Ik beschrijf de maatregelen voor verenigingen, maar u kunt ze ook binnen een stichtingsbestuur nemen, met de penningmeester of met de directeur.

Maatregelen

De maatregelen die u neemt zijn eenmalig, incidenteel, jaarlijks, periodiek en per betaling. Ik beschrijf ze hieronder.

Eenmalige maatregelen

  1. Regel bij uw bank dat voor het doen van betalingen twee (electronische) handtekeningen nodig zijn. Soms zal uw bank de rekening daarvoor omzetten in een zakelijke rekening. Heeft uw vereniging geen rechtsbevoegdheid dan kunt u niet bij elke bank gebruik maken van een rekening met dubbele fiattering. Zoek dan naar een bank waar het wel kan.
  2. Bepaal welke mensen binnen uw bestuur bij de bankrekening kunnen. Dit komt neer op: saldo en mutaties bekijken, betalingen gereedzetten en betalingen fiatteren (goedkeuren). Omdat u voor elke betaling voortaan twee fiats nodig heeft en ieder bestuurslid weleens ziek of anderszins onbereikbaar is, is het verstandig om meer dan twee bestuursleden de bevoegdheid te geven, betalingen te fiatteren.
  3. Regel met de bank dat de uitgekozen bestuursleden ook deze bevoegdheid hebben.

Incidentele maatregelen

Regelmatig, maar niet per se ieder jaar, treden bestuursleden af en worden nieuwe benoemd. Afgetreden bestuursleden mogen natuurlijk geen toegang meer hebben tot de bankrekening en een of meer nieuwe moeten die toegang juist krijgen.

  1. Bepaal dus welke bestuursleden vanaf nu toegang krijgen tot de bankrekening.
  2. Geef aan de kamer van koophandel door hoe het bestuur nu is samengesteld en vraag een uittreksel van de inschrijving op.
  3. Ga met dit uittreksel en de nieuwe lijst met over de bankrekening bevoegde bestuursleden naar de bank en zorg dat de bank de bevoegdheden aanpast in haar systeem.
  4. Spreek onderling af wie na de penningmeester de tweede ondertekenaar van betaalopdrachten is en hoe deze er zeker van kan zijn dat hij betaalopdrachten terecht fiatteert.

Jaarlijkse maatregelen

Ieder jaar moet het bestuur verantwoording afleggen aan de leden. Daartoe wordt onder andere een balans, een rekening staat van baten en lasten, en een toelichting hierop gemaakt. Deze worden gecontroleerd door de kascommissie.

  1. Het bestuur nodigt jaarlijks de kascommissie uit, de financiële stukken te controleren.
  2. Leg tijdens het bezoek van de kascommissie uit hoe het bestuur qua financiën de vinger aan de pols heeft gehouden. Wanneer de maatregelen hieronder trouw zijn genomen geeft de kascommissie snel zijn goedkeuring.

Periodieke maatregelen

Hiermee bedoel ik maatregelen die u vaker dan eens per jaar neemt.

  1. Neem enkele malen per jaar met uw hele bestuur alle bankmutaties stuk voor stuk door. Wanneer uw bestuur elke maand vergadert zou u bijvoorbeeld om de twee of drie maanden alle betalingen en ontvangsten uit die periode kunnen nalopen. Dit houdt in: kijken of de factuur terecht is, nagaan of hij is betaald en door welke bestuursleden hij is gefiatteerd.

Maatregelen per betaling

Het bestuur mag pas geld van de vereniging uitgeven als daar een goede reden voor is, bijvoorbeeld omdat een factuur is ontvangen voor een geleverd iets. Een betaling is dan "rechtmatig". Hoe zorgt u nu dat betalingen rechtmatig zijn?

  1. Allereerst gaat u, penningmeester, na of de ontvangen factuur terecht is. Te vaak krijgen organisaties facturen voor onduidelijke producten of diensten, bijvoorbeeld vermelding in een vage gids. Ga daarom altijd na of u om de betreffende dienst of levering heeft gevraagd; of er een afspraak of overeenkomst aan ten grondslag ligt. Noteer op de factuur met welk bestuurslid die afspraak is gemaakt.
  2. Als de factuur terecht is kunt u, penningmeester, de betalingsopdracht klaarzetten en van uw kant fiatteren.
  3. De tweede fiatteerder moet er zeker van zijn dat hij een betaalopdracht terecht fiatteert. Dat is hij wanneer hij de factuur heeft gezien en ziet wie hem heeft goedgekeurd. Omdat de bank het geld overmaakt naar de bankrekening die in de betaalopdracht staat, dient de tweede fiatteerder te controleren of het rekeningnummer klopt. Het is nog weleens voorgekomen dat een penningmeester de juiste naam maar zijn eigen rekeningnummer invulde bij een betaalopdracht...
    Laatste nieuws (februari 2017): De banken werken aan naam-nummer-herkenning bij binnenlandse betalingen, maar u zult een waarschuwing altijd kunnen wegdrukken.

Maatregelen invoeren

U ziet: het is een kwestie van even nadenken en een paar dingen doen. Het kan zijn dat een penningmeester het ziet als een motie van wantrouwen en weigert aan deze maatregelen mee te werken. Wat zou u zelf doen als u de zaak aan het bedriegen was?

Maar goed, als hij een goede staat van dienst heeft kunt u overwegen, deze maatregelen pas in te voeren wanneer er een nieuwe penningmeester aantreedt.

Er zijn echter ook voor de huidige penningmeester voordelen aan deze maatregelen:

  • De kans dat een betaling onterecht wordt gedaan, is veel kleiner.
  • Hij wordt niet in verleiding gebracht, wat hem uiteindelijk een hoop ellende kan besparen. Zeker in kleine gemeenschappen leidt het op deze manier beschamen van vertrouwen tot een gedwongen vertrek (verhuizing) van de dader en zijn gezin.

Hij en het bestuur doen er zo alles aan om zorgvuldig en transparant met het geld van de leden om te gaan - en daar kunnen zij trots op zijn.

Dat is ook prettig besturen.